Företagsprotokoll är dokumenterade anteckningar om frågor som diskuterats under någon typ av affärsmöte. Mötesprotokoll av denna typ förbereds vanligtvis för en lång rad evenemang som aktieägar- och styrelsemöten. Företagsregister av denna typ granskas och ändras i allmänhet vid efterföljande möten och blir en del av de permanenta register som förs av de flesta företag.
Ett brett utbud av information kan inkluderas i en uppsättning företagsprotokoll. Vanligtvis kommer den ingående detaljen att fokusera på att noggrant registrera diskussioner om olika ämnen som är relevanta för verksamhetens drift. Vanliga exempel på rader som finns i företagsprotokoll inkluderar diskussion, antagande eller ändring av affärsplaner och rutiner, val och erkännande av nya tjänstemän i företaget och beslut att emittera eller sälja aktier. Även frågor som omstrukturering av förmånspaket för anställda eller underhållning av tanken på att sälja eller slå samman verksamheten kan diskuteras under mötet och dokumenteras i det officiella protokollet.
I många jurisdiktioner är företag enligt lag skyldiga att föra företagsprotokoll från specifika typer av sammankomster, såsom aktieägar- eller styrelsemöten där val äger rum. Även om lokala lagar inte kräver att protokoll ska föras vid vissa typer av företagsmöten, väljer många företag att göra det som ett sätt att skapa en fortlöpande historia av verksamheten och se till att viktiga ämnen och diskussioner är tillgängliga för referens vid framtida datum . Eftersom företagsprotokoll ofta anses vara tillåtna i domstolsförhandlingar är det mycket viktigt att se till att protokollen är korrekta och godkända av de som deltar i mötet.
Det finns flera olika tillvägagångssätt för att förbereda företagsprotokoll. Ett tillvägagångssätt involverar närvaron av en person som är utbildad som brännare för att ta anteckningar under själva mötet. Vanligare idag är mötet inspelad vanlig ljudinspelningsutrustning, vilket gör det möjligt för ett textdokument att förberedas vid ett senare tillfälle. Vissa företag inkluderar till och med visuella data i protokollet, som att inkludera en bildpresentation som visas för aktieägarna, kombinera text och visuella hjälpmedel för att ge en mer komplett historik över vad som hände på mötet.
Med båda tillvägagångssätten utarbetas en officiell utskrift och distribueras till styrelseledamöter eller aktieägare för granskning. Vid nästa ordinarie möte går bolagsprotokollet igenom och ändras vid behov. Den faktiska processen att granska och göra ändringar kan vara något avslappnad, även om det inte är ovanligt att vissa företag använder sig av parlamentariska förfaranden som beskrivs i verk som Roberts ordningsregler för att erkänna, överväga och i slutändan godkänna eller avvisa förslag till ändringar eller ändringar vid granskningen av det föreslagna protokollet. När de närvarande är överens om att protokollet är fullständigt och korrekt, godkänns det och blir en del av företagets officiella register.