Smidig schemaläggning av arbetsflöden kan öka lönsamheten för ett företag och resultera i en effektivare arbetsplats. Det första tipset för att uppnå optimal schemaläggning av arbetsflöden är att exakt definiera de processer som ingår i arbetsflödet. Ibland är dessa processer redan i drift i det nuvarande produktionsschemat. I andra fall måste en process definieras för första gången. Att definiera en process innebär att dissekera och räkna upp varje åtgärd som utförs av mekaniserade medel och av personal. Endast genom att förstå samspelet mellan de inblandade åtgärderna kan förbättringar i effektiviteten av processen uppnås.
I ordets tekniska betydelse är en process en sekvens av uppgifter kopplade kronologiskt, och som kollektivt åtagits för att tillföra värde genom att bearbeta en resurs till en output. Den utgången kan senare användas i en annan process och så vidare, eftersom varje steg tillför ett värde till slutresultatet. Ett exempel på en arbetsflödesuppgift kan vara en anställd som granskar en inköpsorder. En process skulle till exempel bestå av alla uppgifter som ingår i inköpet av en vara. Om varje process är korrekt definierad kommer hela samspelet av produktion med både maskiner och människor att uppnå en högre produktivitet.
Till viss del beror de bästa tipsen för schemaläggning av arbetsflöden på vilken typ av arbetsflöde som schemaläggs. I många fall är ett viktigt tips att investera i dokumenthanteringsteknik, vilket kan eliminera eller minska antalet gånger ett papper måste hanteras av personal. Samtidigt uppnås även effektivitetsvinster för att undvika tid som ägnas åt att leta efter felplacerade pappersarbete. Att skanna dokumentation för inmatning i en dator ökar inte nödvändigtvis arbetsflödeseffektiviteten, särskilt om dessa elektroniska processer duplicerar samma ineffektivitet som uppstod vid hantering av papperskopior.
Ett annat tips är att planera med omsorg när du installerar ett nytt program för projektledning. Ge personalen gott om utbildningstid. Att lägga ner en hel verksamhet under en vecka för att utbilda personal i en ny serie processer kan verka extremt. Om det resulterar i rätt utbildade anställda som är bekväma med det nya schemaläggningssystemet för arbetsflöden, kan det dock vara en klok investering som amorteras över tiden.
Ett allmänt tips som gäller många delar av verksamheten, inte bara schemaläggning av arbetsflöden, är att investera i en företagskultur som gör det möjligt för anställda att se sig själva som väsentliga delar av arbetsflödesprocessen. Vikten av kommunikation i schemaläggning av arbetsflöden är avgörande för att undvika försämring av en process, eftersom mänsklig kultur har en enorm inverkan på hur väl schemaläggning av arbetsflöden faktiskt kommer att fungera i den verkliga världen. Det som verkar optimalt i ett schema kan utvecklas och förändras på oväntade sätt, på grund av den mänskliga faktorn på arbetsplatsen.