Ett arbetsflöde är en sekvens av aktiviteter som har utformats för att göra jobbet enkelt och effektivt. Ett arbetsflöde kan involvera hela produktionsprocessen eller vara en sekvens som används av en individ. Ett enkelt arbetsflöde är ofta det arbetsflöde som används av en individ för en begränsad uppgift, eller arbetsflödet i ett mycket innehållsrikt projekt där flera personer är inblandade. Medan vissa enkla arbetsflöden är utformade för att använda teknik, är andra anställda av personer utan datorer eller andra sådana enheter. När du utformar ett enkelt arbetsflöde finns det några grundläggande överväganden att reflektera över.
Ett av de viktigaste besluten om ett enkelt arbetsflöde är om man ska använda parallell aktivitet eller linjär aktivitet. Anta till exempel att du har ett litet företag med fem anställda och har ett utskick att ta sig ut och ingen snygg utrustning. Du kan ha en linjär process där den första anställde stoppar kuvertet, den andra anställde förseglar det, den tredje anbringar adressetiketten, den fjärde sätter på en stämpel och den femte staplar det i lämpligt utskick. I denna process effektiviseras varje persons arbete eftersom han eller hon bara behöver tänka på en sak, men varje post hanteras av fem olika personer. I en parallell process skulle alla fem anställda samtidigt utföra sekvensen – fyllning, försegling, märkning, stämpling och stapling, men varje post skulle hanteras av endast en person.
Ibland kan att ta några lite komplexa steg i förväg bidra till att skapa ett enkelt arbetsflöde. Till exempel är ett makro en enskild datorinstruktion som utlöser en händelsesekvens. Genom att ta sig tid att sätta upp ett makro kan en komplicerad sekvens som måste upprepas förenklas avsevärt.
Att använda en layoutredigerare för att ändra mappningen för en datorinmatningsenhet – oavsett om det är en mus, tangentbord, surfplatta eller penna – är en annan möjlighet att överväga för att skapa ett enkelt arbetsflöde. Till exempel kan man tillfälligt ändra knapparna på en mus för att mappa dem till genvägar som behövs för att utföra en viss uppgift, vilket gör det onödigt att gå fram och tillbaka från tangentbord till mus till tangentbord till mus. Alternativt kan man skapa nya kortkommandon som gör att man kan styra all åtgärd från tangentbordet och undvika musen för en viss uppgift.