Ett inköpsordersystem är sekvensen av steg en individ måste gå igenom för att begära förvärv av varor och tjänster för företagets användning. Dessa system ger en revisionsspår för att spåra rörelsen av företagets finansiella resurser. Det finns flera system i affärsmiljön för systemen. De flesta av dem fokuserar på ett företags redovisning och interna dokumentsystem. Att välja det bästa inköpsordersystemet kräver att man beaktar ett antal faktorer relaterade till ett företags affärssystem.
Företagsägare och chefer bör bestämma om de vill använda ett manuellt eller automatiserat inköpsordersystem. Manuella system inkluderar vanligtvis användningen av en pappersanteckningsbok som innehåller sekventiellt numrerade inköpsorder. En anställd kommer att fylla i formuläret, som vanligtvis kräver leverantör, pris, kvantitet, beskrivning och redovisningskod, innan det skickas in för godkännande. Dessa dokument innehåller vanligtvis en kopia som finns i arkivet. Ett automatiserat system fungerar på liknande sätt, förutom att anställda använder företagets affärs- eller bokföringsprogram och fyller i ett elektroniskt inköpsorderdokument.
Antalet inköpsorder ett företag kommer att generera genom sin normala verksamhet kommer att spela en stor roll när man väljer ett inköpsordersystem. Att använda ett manuellt system kan bli tråkigt och resultera i förlorade dokument, vilket får anställda att återskapa inköpsordern. Dessutom måste företag vanligtvis lagra dessa dokument i flera år, beroende på tillämpliga federala eller statliga lagar. Ett automatiserat inköpsordersystem kan lindra vissa av dessa problem, även om lärande och användning av den datoriserade versionen kan kräva mer träning.
Andra faktorer att tänka på när man väljer ett inköpsordersystem är antalet anställda som använder inköpsorder och var företagets inköpskontor finns. Att låta flera anställda komma åt och skapa inköpsorder kan kräva att företag har fler pappersdokument till hands eller fler användarnamn för att komma åt inköpsordermodulen. Stora organisationer har ofta en inköpsavdelning eller inköpschef för att hantera inköpsordern vid beställningar. Att ha flera personer som lämnar in inköpsorder kan skapa ett överflöd av information på inköpsavdelningen. Företag kan behöva begränsa åtkomsten i inköpsordersystemet för att undvika detta problem.
Företag måste också överväga hur inköpsorder strömmar in i redovisningsavdelningen. Individer på ekonomiavdelningen måste enkelt kunna komma åt systemet för att kunna granska inköpsorder innan de betalar räkningar. Revisorer kommer också att behöva tillgång för att avgöra hur informationen flödar genom företaget. Oförmågan att spåra inköpsordern genom varje steg i systemet kan resultera i ändringar i dokumentet som kommer att äventyra en betydande del av företagets kontanthanteringsprocess.