En redaktionell kalender är en plan för kommande temafilmer för en tidning eller tidning. Redaktionella kalendrar görs främst av reklamskäl. Till exempel, om ett tema som är relevant för vissa annonsörers produkter används för en feature story, är det mer sannolikt att företaget vill placera en annons i publikationen eftersom läsarna kommer att vara intresserade av ämnet. Till exempel kan en djupgående rapport om tonårsgraviditet hjälpa till att sälja reklamutrymme till hemstudieskolor och babyproduktföretag. Användningen av en redaktionell kalender för att planera berättelseidéer i förväg ger också publiceringen tid att ge ut ett pressmeddelande om den kommande berättelsen för att locka eventuella nya läsare.
Ett pressmeddelande är en nyhet som också främjar ett företag genom att ge det publicitet. Media täcker berättelsen i tryckt form eller i etermedier om journalister och redaktörer anser att utgivningen är tillräckligt nyhetsvärd för sina läsare. Ett viktigt ämne som tonårsgraviditet som kommer att rapporteras om i detalj kan motivera media att acceptera ett pressmeddelande om den kommande berättelsen i en tidning eller tidskrift. Inte varje punkt i en redaktionell kalender kommer att accepteras som ett pressmeddelande.
Den huvudsakliga användningen av redaktionella planeringskalendrar är som en annonsförsäljningsfunktion. Tidskrifter och tidningar trivs med annonsförsäljning och behöver ständigt locka annonsörer att köpa tryckta annonsutrymmen i sin publikation. Annonsörer kan inte bara spendera sina reklampengar på att placera annonser slumpmässigt, utan måste få ut sina reklambudskap till en specifik målgrupp som är intresserad av deras typer av produkter och tjänster. Läsare av vissa publikationer betraktas som kvalificerade säljledare, eftersom de vanligtvis passar målmarknadens demografi, eller personlig statistik, såsom ålder, kön och inkomst. Ett redaktionellt kalendertema måste locka publikationens målläsare och annonsörer.
Ett annat sätt på vilket en redaktionell kalender används är att upprätta riktlinjer för inlämning av skribenter. De flesta publikationer innehåller riktlinjer för författare som ber om artiklar om de teman som de har satt i sin redaktionella planeringskalender. Redaktörerna instruerar skribenter som är intresserade av att arbeta med en artikel för publikationen att antingen fråga först eller skicka det färdiga manuskriptet för publicering.
Hur långt fram en redaktionell planeringskalender sätts beror på varje specifik publikation. Det är ofta minst flera månader sedan annonsförsäljningsavdelningen kommer att behöva tid för att sälja annonsutrymme och redaktionen måste välja den bästa skribenten för reportaget samt skapa en tillräcklig skrivtid. Tiden på året är också en faktor när man förbereder tidningsnummer eller tidningsspecialavdelningar. Till exempel kommer en campinginslag som kommer att produceras och distribueras i ett vårnummer troligen att startas som ett projekt under föregående höst eller vinter.