Projektsponsring är en viktig del av att initiera och slutföra ett projekt inom en organisation. Rollen för en projektsponsor varierar, eftersom de kan arbeta för att skapa ansvar, definiera ett projekts uppdrag, tilldela eller hitta resurser, hantera finansiering och hantera andra aspekter av projektet genom att slutföra projektet. En projektsponsor har förmågan och befogenheten att initiera projektet och hjälpa det att lyckas, och denna person kan ofta hittas på de övre nivåerna av ledningen inom en organisation.
Strategisk ledning är en viktig aspekt av projektsponsring. Projektsponsorn har ansvaret att se till att projektet hjälper organisationen att nå sina mål. Detta inkluderar att vara en förespråkare för projektet samt att skapa riktning. Att sälja och övertyga andra om projektets lönsamhet är viktigt för att få igång det. Om projektet behöver anpassas för att passa in i organisationens mål, hjälper projektsponsorn till att se till att detta sker. Att vara politiskt medveten är användbart inom detta område, eftersom projektsponsorer förstår hur man samarbetar med andra för att få saker gjorda och uppfylla organisatoriska mål.
En annan viktig del av projektsponsring är idén om ansvarighet. Projektsponsorer skapar en tidslinje, håller chefer på rätt spår, arrangerar möten för att säkerställa att framsteg sker och håller dem under dem ansvariga för sina handlingar genom disciplinära åtgärder, om det behövs. Detta innebär också att en projektsponsor måste vara lättillgänglig för de som arbetar med projektet om något skulle uppstå som behöver hanteras.
Att tilldela eller hitta projektresurser faller också under projektsponsorns ansvar. Resurser kan innefatta människor, platser och saker, beroende på projektets karaktär. Finansiella resurser är också viktiga, och en roll för projektsponsorn är att tillhandahålla eller hitta finansiering för projektet, även om projektsponsorer inte alltid kommer med medel på egen hand. Att skapa och övervaka budgeten är en stor del av projektsponsringen efter att finansieringen har kommit på plats.
Att hantera projektet genom att slutföra det innebär att ta itu med allt som kan hända för att försena projektet. Projektsponsorer hanterar organisationspolitik som kan komma i vägen och delegerar arbete till dem under dem, inklusive projektledare och teamledare. Framgångsrik projektsponsring innebär en hel del kommunikation mellan organisationen, projektledaren och externa källor.