Arbetsflöde beskriver stegen i en process. I de flesta fall används termen för att beskriva en arbetsmodell. Till exempel kan en chef i ett försäkringsbolag som hoppas kunna förbättra effektiviteten analysera arbetsflödet, vilket inkluderar avdelningar genom vilka ett anspråk passerar, hastigheten med vilket ett skadeanmälan passerar och smidigheten i kommunikationen mellan olika avdelningar. När en chef övar på att implementera arbetsflöden inför han eller hon en ny procedur i en organisations dagliga verksamhet. De bästa tipsen för implementering av arbetsflöden inkluderar normalt en plan eller modell som tar itu med tidigare brister, inkludering av ny teknik och utbildning av anställda.
För att vara säker på att implementering av ett nytt arbetsflöde är värt mödan bör en chef först vara medveten om hur ett tidigare system var felaktigt. I de flesta fall är arbetsflödet inte effektivt när det resulterar i slöseri och ökade kostnader. Slöseri med tid mellan steg i en process, oklar kommunikation mellan avdelningar och uppsättningar av data som motsäger varandra kan vara symptom på en felaktig arbetsflödesmodell. Dessa problem bromsar produktionen, resulterar i missbrukad arbetskraft och teknik som inte används för optimal effekt.
En chef som praktiserar implementering av arbetsflöden bör lista befintliga problem och lokalisera var i ett system dessa problem uppstår. I vissa fall kan skapa nya protokoll minska antalet misstag och instanser av felaktig information. Processernas effektivitet kan ofta förbättras med introduktionen av ny teknik.
Ett bra tips för chefer som sysslar med komplexa processer är att introducera mjukvara som möjliggör automatiserat arbetsflöde. Denna metod för arbetsflödesimplementering kräver att en chef skapar en processmodell som han eller hon sedan kan lägga in i ett datorprogram. De flesta program ger användare tillgång till malldokument och gör det möjligt för dem att anpassa gränssnitt för att möta behoven hos en organisation. Automatiserat arbetsflöde är särskilt användbart i sammanhang där dokument går igenom liknande stadier dag efter dag, vilket möjliggör ett ordnat och effektivt arbetsflöde.
Med implementering av arbetsflöde kommer behovet av att utbilda anställda. Många chefer upplever att de flesta arbetare accepterar nya arbetsflödesmodeller om de får dem att förstå hur en ny modell kan vara mer effektiv än en gammal process. Vissa arbetare kan vara motståndskraftiga till en början, även om grundläggande ledarskaps- och affärsmotivationstekniker ofta kan vara effektiva för att hjälpa dem att ta till sig nya metoder.
Chefer som implementerar nya arbetsflödesmodeller bör göra det långsamt, vilket ger arbetarna gott om tid att lära sig ny teknik. Medarbetarnas färdigheter i att använda ny teknik bör bedömas innan fullständig implementering. Likaså behöver nya arbetsflödesmodeller ofta justeras på prov och felbasis. Detta innebär att en chef kan dra nytta av att pilotera en process i mindre områden och sedan successivt utöka implementeringen.