Ett kickoffmöte är ett möte där alla ansvariga teammedlemmar informeras om ett nytt projekt. Aktiviteter kan innefatta en diskussion om projektets avsikt, upprättande av en tidslinje, delning av kostnads- och budgetrestriktioner och tilldelning av projektuppgifter. Kickoff-möten inkluderar ofta teammedlemmar inom flera funktionsområden och kan även ibland innehålla en kundrepresentant.
Avsikten med ett kickoffmöte är att se till att ett projekt går så smidigt som möjligt genom att se till att alla teammedlemmar är på samma sida. Sådana möten är en möjlighet för projektledaren att dela information om projektet. Detta kan inkludera hårda fakta som ett projekts förfallodatum, specifikationer och budget, men kan också inkludera mjuk information som klientens egenheter och preferenser.
Projektledaren är ofta ansvarig för att sätta upp ett kickoffmöte. Hon brukar ta ansvar för att upprätta och följa agendan. Detta inkluderar att schemalägga en tid då alla erforderliga parter kan träffas; reservera en plats; och vid långa möten som äger rum under en paus mitt på dagen, beställning av lunchservering för teammedlemmar.
Under mötet kommer projektledaren att noggrant anteckna alla punkter som diskuterats, fattade beslut och frågor som ska besvaras vid ett senare tillfälle. Hon kommer att ansvara för att se till att alla intressenter accepterar villkoren, tidslinjerna och kostnaderna och att de till fullo förstår vad som krävs av dem. Efteråt bör projektledaren omgående distribuera tydliga, kortfattade mötesanteckningar.
En av de viktigaste funktionerna för ett kickoffmöte är att sätta upp en leveranslista. Detta är en lista över alla artiklar som beror på kunden och de specifika åtgärder som krävs för att uppfylla varje leverans. En kundleverans kan till exempel vara att producera en skylt för entrén för en butikslokal. För att åstadkomma detta måste skylten vara designad, material måste inhandlas och beställas, den måste produceras, kvaliteten måste verifieras och skylten måste skickas och/eller installeras. Upphandlingsspecialisten kan inte beställa material förrän konstruktören designar skylten, och om något av dessa steg inte slutförs enligt schemat, kommer installatören inte att kunna uppfylla förfallodatumet.
Att tilldela uppgifter är mycket viktigt för processen, så mötesanteckningarna för ett kickoffmöte bör innehålla en lista över åtgärdspunkter, förfallodatum och ansvariga parter. Om någon part har problem med förfallodatum, specifikationer eller prissättning, är kickoffmötet hög tid att ta upp det. Detta möte ger ett öppet forum för alla inblandade parter för att säkerställa att de får vad de behöver för att producera ett framgångsrikt projekt.