Stadgar är de regler och förfaranden som alla organisationer använder för att upprätta sin styrelse, sina tjänstemän och sitt medlemskap, och för att bedriva sin operativa och administrativa verksamhet. Den person eller kommitté som ansvarar för att skriva ideella stadgar bör känna till eventuella statliga krav för dokumentet, såväl som organisationens övergripande mål och behov. När du skriver ideella stadgar bör de ta upp all nödvändig information, ge en tydlig översikt över hur organisationen ska drivas och vara så tydlig och kortfattad som möjligt.
Ideella stadgar bör innehålla regler och förfaranden för att inrätta en styrelse. Detta skulle inkludera frekvensen och förfarandet för val eller utnämning av styrelseledamöter, samt längden på deras mandatperioder och hur många på varandra följande mandatperioder de kan sitta. Stadgar bör innehålla information om hur styrelsemöten kommer att genomföras, samt det minsta antal medlemmar som krävs för att vara närvarande för att vara beslutför. Rutiner för att avsätta en styrelseledamot vid behov bör framgå mycket tydligt i stadgarna. Ett uttalande som beskriver ansvarsgränserna för styrelseledamöter är också en bra idé.
Val av tjänstemän bör också tas upp i stadgarna. Den ideella organisationen kommer att identifiera vilka tjänstemän som behövs för att effektivt bedriva affärer och sedan fastställa regler för val av tjänstemän och längden på deras mandatperioder. Varje tjänstemans uppgifter, ansvar och befogenheter bör vara brett men tydligt definierade. Dessutom är det en bra idé att bifoga ett uttalande om vilka ledamöter eller biträdande befäl som kommer att ha behörighet att ställa upp när en tjänsteman är tillfälligt frånvarande.
Organisationen bör bestämma om den ska ha ett röstberättigat medlemskap eller inte. Om det allmänna medlemskapet ges befogenhet att rösta i vissa frågor, bör stadgarna behandla förfarandena för denna omröstning. Vanligtvis skulle detta innefatta en definition av vem som är medlem, medlemmens individuella rättigheter som en del av organisationen och processen för att hålla möten och rösta i frågor.
Även om det är viktigt att följa alla tillämpliga bestämmelser om ideella stadgar, bör de hållas så korta som möjligt och tillräckligt breda för att ge organisationen en viss flexibilitet. Till exempel, istället för att säga att styrelsen ska sammanträda klockan 6 den tredje tisdagen i varje månad, är ett mer flexibelt uttalande att styrelsen ska sammanträda med jämna mellanrum, men minst en gång per kvartal. Detta ger organisationen en viss flexibilitet att ändra mötesdagar och tider vid behov, men förbli i överensstämmelse med sina egna stadgar. Detta är bara ett möjligt exempel; begreppen korthet och flexibilitet bör generellt tillämpas när så är möjligt.
När stadgarna väl har skrivits, godkänts av styrelsen och överlämnats till lämpliga myndigheter bör de ses över regelbundet, kanske vart tredje till femte år. En ideell organisation kan under sin livstid ändra riktning och fokus när medlemmarnas behov förändras. Lokala och regionala lagar om ideella stadgar kan också ändras från tid till annan. Stadgar bör återspegla och stödja organisationens övergripande syfte och kommer att behöva ändras och revideras med jämna mellanrum när den ideella verksamheten växer och mognar. Det är också en bra idé att låta en erfaren advokat granska alla större ändringar av stadgarna för att säkerställa efterlevnad av alla tillämpliga lagar.