En sekreterare är en assistent som hjälper proffs att utföra uppgifter som att svara i telefoner, utföra korrespondenser, arkivera pappersarbete och utföra uppgifter för inmatning av uppgifter. I de flesta fall är sekreterare utmärkta kommunikatörer som kan skriva tydliga, kortfattade PM och kommunicera med besökare på ett kontor. Många yrkesverksamma inom en mängd olika områden är beroende av att deras sekreterare håller ordning på sina kontor, schemalägger möten, samlar in information och i många fall för att säkerställa att alla viktiga dokument skickas till kollegor, kunder och tillsynsmyndigheter med fullständig och korrekt information . Ett av de viktigaste tipsen för att anställa en sekreterare är att se till att en annons om ett ledigt jobb ger en fullständig, detaljerad lista över kvalifikationer och jobbkrav. Några andra viktiga tips för att anställa en sekreterare är att använda ett antal olika källor för att hitta jobbkandidater, att skriva ut intervjufrågor i förväg och att inse att det är bättre att fatta ett smart beslut än att fatta ett snabbt beslut.
Vissa proffs har turen att hitta sekreterare som har blivit rekommenderade till dem av kollegor. I dessa fall kanske det inte ens är nödvändigt att fylla i en platsannons. De flesta gånger kräver dock att anställa en sekreterare slutförandet av en jobböppningsannons. Detta är ett dokument som berättar för potentiella jobbkandidater att en professionell söker en assistent och som också bör lista de kvalifikationer som sökande bör ha förvärvat innan de skickar in CV.
En professionell som anställer en sekreterare för ett vanligt företagskontor kanske bara anger att en idealisk assistent har många års erfarenhet av att kommunicera med affärsmän, utföra datainmatning och använda programvara för schemaläggning och fakturering. Inom mer specialiserade områden, till exempel inom juridik och medicinska områden, kan anställning av en sekreterare dock kräva att proffs känner till olika typer av certifiering. De flesta läkare anställer till exempel sekreterare som har utbildning och certifiering i journalföring eller medicinsk fakturering och kodning inom områden där försäkring är en faktor.
Det är också viktigt att skicka meddelanden om lediga jobb till ett antal olika källor. När du anställer en sekreterare är det en bra idé att skicka in annonser till lokala tidningar, webbplatser och andra resurser som används av personer som kanske söker arbete inom ett relevant område. En advokat kan till exempel skicka jobbannonser till lokala utbildningscenter för advokater, medan en läkare kan skicka meddelanden till lokala hälsoförvaltningsprogram.