Att välja det bästa konferensmaterialet kan göra ett evenemang desto mer framgångsrikt. När det finns organisation under en workshop eller annan livepresentation, kan talare och publikmedlemmar bättre koppla av och ta emot informationen som ges. För att välja det bästa konferensmaterialet, överväga storleken på publiken och formatet som informationen presenteras i. Kvaliteten på materialen som används är relativ, men ännu viktigare är att det mest användbara innehållet delas i konferensmaterial.
Att förse deltagarna med en agenda är ett informativt och vänligt sätt att beskriva vad som kommer att hända och i vilken ordning händelserna kommer att inträffa på en konferens. Dessa konferensmaterial kan vara broschyrer eller dokument i en mapp som distribueras när deltagarna går in i en auditorium eller kanske redan är placerade på platserna eller borden där deltagarna kommer att sitta. Den bästa typen av agendamaterial att välja kan vara ett ekonomiskt beslut. Till exempel, om deltagarna har registrerat sig eller inte kan eliminera misstaget att överbeställa eller att ha otillräckligt material på evenemangsdagen.
Presentatörer vid en konferens bör ge tillgång till allt material som används under en session. Även om bilder eller PowerPoint-presentationer används av en presentatör, kan deltagarna ha bättre fokus i vetskap om att siffrorna och annan information kommer att finnas tillgänglig senare. Annars kan deltagarna bli distraherade genom att göra anteckningar.
Det är vanligtvis en bra idé att inkludera talarbiografier som en del av konferensmaterialet. Detta har inte bara potential att lägga till trovärdighet till förteckningen över presentatörer, utan det erbjuder också deltagarna ett sätt att eventuellt kontakta talarna i framtiden. Det är möjligt att inställningen av en konferens kan vara investeringsrelaterad. I händelse av att deltagare letar efter investeringskapital för att växa ett företag, kan presentatörerna erbjuda den typ av stöd som dessa entreprenörer behöver. Även om nätverkande och utbyte av visitkort förekommer vid konferenser, kan stora folksamlingar ibland göra det svårt att knyta de önskade kontakterna, och att ha utskrivna biografier med kontaktuppgifter kan hjälpa.
Sponsorn av en konferens kanske vill överväga att distribuera någon typ av föremål, till exempel en flash-enhet eller en ficklampa, som har arrangörens logotyp eller varumärke. Detta är ett sätt för deltagarna att komma ihåg sponsorn vid ett senare tillfälle. Det är också en form av marknadsföring eftersom personer utanför konferensen kan stöta på dessa föremål och varumärket.