En Business Process Outsourcing-konferens (BPO) presenterar information som är av intresse för företag som vill lägga ut delar av sin verksamhet och samlar köpare och säljare av tjänster på en öppen marknadsplats. Det finns ett antal av dessa typer av konferenser som äger rum över hela världen. Vissa är organiserade av branschgrupper som främjar outsourcing, och andra av statliga myndigheter som försöker prisa förtjänsterna hos deras lands företag och arbetsmarknad och förklara förfarandet för utländska företag att etablera sig.
Operationellt fungerar en BPO-konferens som vilken annan branschkonferens som helst. Evenemanget hålls på ett kongresscenter eller annan stor mötes- och utställningslokal. Konferensarrangörer ordnar så att olika typer av resurser relaterade till outsourcingbranschen samlas på ett ställe. Konferensen marknadsförs till företag som är intresserade av att utforska alternativ för outsourcing, vanligtvis under ett år. Intresserade parter registrerar sig för evenemanget i förväg och tillbringar i genomsnitt två eller tre dagar engagerade i en lista med organiserade aktiviteter när de väl anländer.
Outsourcingsindustrin under det nya världsekonomiska paradigmet som har öppnat upp arbetsmarknader i utvecklingsländer genom tekniska framsteg och tillgång till Internet är fortfarande något begynnande. Det är först under det första decenniet av 21-talet som några av de mer innovativa BPO-projekten har utvecklats och offshore outsourcing har mognat till en punkt där verkliga effekter kan fastställas. Följaktligen är en BPO-konferens ofta fokuserad på expertpresentationer och implementeringsexempel som tjänar till att utbilda deltagarna om vad som fungerar och inte fungerar vid outsourcing.
En typisk BPO-konferens låter en branschexpert hålla ett huvudtal för att öppna evenemanget. En agenda med presentationer och workshops följer som fokuserar på strategiska och operativa frågor vid outsourcing, ofta genom användning av fallstudier och vittnesmål. Deltagarna uppmuntras ofta att dela med sig av sina erfarenheter och ställa frågor. Efter de formella informationstillfällena finns det nätverksmottagningar som uppmuntrar deltagarna att interagera med kollegor och skapa värdefulla kontakter.
Den viktigaste delen av BPO-konferensen är kanske handelsmarknaden. BPO-leverantörer är inbjudna att presentera sina tjänster och interagera med deltagare som en del av programmet. Till exempel arrangerar en populär konferens BPO-leverantörer i paviljonger efter land, så om ett företag vill lägga ut till Indien, till exempel, grupperas alla alternativ. Detta gör det lättare för ett företag att samla information från en mängd olika tjänsteleverantörer, jämföra erbjudanden och ställa frågor på en gång.