Läkare använder en standarduppsättning riktlinjer för att avgöra om slutenvårdsinläggning på ett sjukhus är motiverad för en patient. Läkare överväger svårighetsgraden av tillståndet, om det sannolikt kommer att förvärras utan sjukhusvistelse, och behovet av diagnostiska tester. Alla kriterier för slutenvård måste vanligtvis dokumenteras för att visa att det är medicinskt lämpligt och nödvändigt. Försäkringsskydd och statligt sponsrade hälso- och sjukvårdstjänster kan nekas om intagningskraven för slutenvård inte uppfylls.
Läkare och sjukhuspersonal använder vanligtvis screeningverktyg för att avgöra om öppenvårdstjänster, observationstjänster eller slutenvårdsmottagning uppfyller fastställda riktlinjer. Öppenvårdstjänster kan tillhandahållas på en del av sjukhuset, på en klinik eller på en läkarmottagning. Vissa öppenvårdstjänster är lämpliga i patientens hem.
Observationstjänster förekommer vanligtvis på sjukhuset och kan eller inte kan leda till intagning. I de flesta regioner dikterar riktlinjer hur länge en patient får hållas under observation för utvärdering eller medicinsk behandling. Vårdpersonal övervakar vanligtvis patienten inom polikliniken på ett sjukhus för att bedöma allvaret av en sjukdom eller skada.
Typiska observationstjänster omfattar inte mer än en 24-timmarsperiod. Tidsperioden kan förlängas för vissa tillstånd, såsom symtom på hjärtproblem, andningssvårigheter, urinvägsinfektioner eller tecken på njursjukdom. Vissa sjukhus håller patienter under observation när de lider av diabetes, högt blodtryck, ryggsmärtor och brutna ben.
När man överväger slutenvård visar ett beslut vanligtvis att öppenvård eller observationstjänster inte uppfyller patientens behov. Patienten kan bli sämre under observation och behöva mer intensiv medicinsk behandling eller diagnostiska tester som kräver inläggning på sjukhus. Slutenvårdsinläggning kan också uppstå om komplikationer uppstår från polikliniska ingrepp eller när vitala tecken är onormala och inte förbättras.
Andra kriterier för slutenvård inkluderar fall då en kvinna är i aktiv förlossning och förlossning förväntas. Om en patient behöver sedering för provtagning eller ett ingrepp, och han eller hon är för instabil för att få öppenvård, kan intagning beordras. En annan anledning till att en patient kan läggas in på sjukhuset är sjunkande hälsa som måste övervakas av tekniskt avancerad utrustning som inte är tillgänglig utanför sjukhusmiljön.
Medicinska register över en patient som lagts in på ett sjukhus uppfyller vanligtvis kriterier som fastställts av försäkringsbolag och statliga hälsoprogram. De beskriver patientens medicinska behov och förklarar testresultaten. Dessa dokument inkluderar vanligtvis en patients medicinska historia och svårighetsgraden av sjukdomen eller skadan som kräver sjukhusvistelse.