Många människor skapar en mapp för massutskick i sina e-postprogram för att minska mängden skräppost eller skräppost som kan tränga ihop deras inkorgar. Med hjälp av skräppostfilter kan detta avsevärt minska tidsspillan på att hantera skräppost, men skräppostfiltren är inte idiotsäkra – vissa e-postmeddelanden du vill ta emot i din inkorg kan felaktigt lagras i din skräppost- eller masspostmapp. Du vill inte att meddelanden från familjemedlemmar, listservrar du prenumererar på eller att företags-e-post ska gå vilse i en mapp för massutskick. Dessutom ska du inte behöva gå igenom en sådan mapp för att försöka hitta de viktiga sakerna.
Trots spridningen av e-postfilter finns det mycket enkla sätt att förhindra att bra e-postmeddelanden arkiveras i din e-postmapp. Ditt e-postprogram kan ha möjlighet att markera e-post som ”skräp” eller ”inte skräp.” När du markerar e-post som ”inte skräp” hamnar den i din inkorg snarare än i din masspostmapp. Gör detta med tiden, och ditt skräppostfilter bör tränas för att veta att den typen av e-post inte är skräppost.
En annan sak du kan göra för att minska bra e-postmeddelanden från att felarkiveras i din masspostmapp är att se till att din adressbok innehåller de e-postadresser som du förväntar dig att få e-post från. De flesta e-postleverantörer har en praktisk adressbok där du kan lagra viktiga e-postadresser. Se till att din adressbok innehåller e-postadresserna till familj, vänner, favoritlistor och affärskollegor och du bör kunna minska antalet bra e-postmeddelanden som felarkiveras.
Om du söker jobb och skickar ut meritförteckningar till olika e-postadresser, kanske du vill lägga till dessa adresser, åtminstone tillfälligt, till din adresslista. Du kan alltid radera dem senare om du inte hör från företaget.
Dessa två enkla steg tillsammans bör hjälpa till att minska de flesta av dina problem med att felarkivera e-postmeddelanden i din masspostmapp. Ändå har e-posttjänstprogram och spamfilter olika funktioner. Om dessa lösningar inte fungerar, kontrollera alternativen eller inställningarna i ditt e-postprogram för att se om det finns andra förslag som din e-postleverantör kan ha.
En annan sak du kan göra, vilket de flesta e-postprogram och internetleverantörer tillåter, är att skapa en ”dummy”-e-postadress. På det här sättet, om du blir ombedd att ange din e-postadress för att registrera dig hos vissa företag, anger du ”dummy”-adressen, snarare än din riktiga e-post, som du bara ger till de du vill få e-post från. De flesta skräppost, annonser och liknande kommer att hamna i bulkmappen för dummyadressen snarare än att adresseras till din riktiga adress.
När du söker jobb, särskilt på sajter som craigslist, vet du ofta inte vilken e-postadress du ska leta efter i svarsmeddelanden. Eftersom vissa jobberbjudanden kan vara bedrägerier, rekommenderas det att du inte skickar CV via anonym craigslist-post. Kontakta istället personen och be om en e-postadress från företaget innan du skickar ett CV, lägg sedan till den här adressen i din adresslista.