En databaskatalog är en funktion som ingår på en server som tillåter användare och administratörer att kontrollera information om varje databas som är installerad på den servern. Tillsammans med vanlig information innehåller en databaskatalog också metadata om varje databas, till exempel hur många tabeller och rader som används i en viss databas. Ett sätt för administratörer att kontrollera databasändringar är att gå igenom katalogen, eftersom detta sparar alla senaste ändringar i databasen tillsammans med information om personerna som gjorde ändringarna. Användare har vanligtvis inte tillgång, eller så har de begränsad åtkomst, till katalogen; Katalogen har automatiskt en e-postlänk så att användare kan skicka e-post till administratörer och begära åtkomst.
Om ett företag eller en webbplatsägare har en server, så finns det normalt flera databaser på den servern. Dessa databaser kan innehålla olika typer av information, eller så kan de användas för att maximera varje databas lagringströskel. Det kan vara svårt för administratörer att använda eller reglera varje databas, men databaskatalogen kan hjälpa dem med denna uppgift. Detta beror på att katalogen sparar en fil med alla databaser, så att administratörer inte kommer att glömma någon av dem.
Förutom namnet på varje databas på servern kan en databaskatalog också komma åt varje databas metadata. Denna metadata innehåller grundläggande information om databasen, som hur många tabeller som för närvarande fylls med data och antalet användare som har tillgång till databasen. Även om metadata inte kan ändras, gör det det lättare för användare och administratörer att snabbt veta hur stor en databas är.
Databaskatalogen lagrar inte bara metadata; den lagrar också information om senaste ändringar. Den här delen av katalogen visar alla ändringar och den visar användarens namn och IP-adress så att administratörer vet vem som är ansvarig för ändringar. Om ändringen är skadlig för databasen kommer administratörerna att veta vem som är felet.
Medan administratörer vanligtvis har obegränsad tillgång till databaskatalogen, har de flesta användare begränsad eller ingen åtkomst. Detta beror på att användare vanligtvis inte behöver metadatainformation, och inte heller behöver de normalt veta om antalet databaser på en server. Om användare behöver åtkomst, har katalogen automatiskt en e-postlänk som låter användare skicka e-post till administratörer för att begära åtkomst. Administratörer kan eller kanske inte beviljar denna åtkomst, baserat på användarnas skäl och historik.