En meddelandeserver är en applikation som hanterar meddelanden mellan två eller flera applikationer. Dessa meddelanden skickas till middleware-applikationen med hjälp av ett meddelande-API (MAPI). Meddelandeservrar kan lagra meddelanden i en kö tills de kan levereras till mottagarapplikationen.
Ett typiskt exempel på en meddelandeserverapplikation i många organisationer är Microsoft Exchange. Exchange sitter på en server och väntar på att meddelanden dirigeras till dess kö. Därifrån bestämmer mellanvaran ett meddelande i taget om meddelandet ska dirigeras lokalt eller om det behöver skickas till en annan meddelandeserver för leverans. Om meddelandet tillhör en lokal mottagare, levereras meddelandet till den lokala brevlådan nästan omedelbart. Om meddelandet hör hemma i ett fjärrmeddelandelager kommer Exchange-servern att fråga andra applikationsservrar i en miljö, till exempel DNS, för att hitta servern där meddelandet hör hemma.
Om det finns anslutningsproblem mellan två meddelandeservrar eller om den sändande servern inte kan bestämma platsen för fjärrservern, kan den som skickar meddelandet få ett leveransfördröjningsmeddelande tillbaka från sin server. Vanligtvis låter det här meddelandet personen veta att servern har problem, men att den kommer att fortsätta att försöka under ett visst antal försök eller dagar.
Det finns andra typer av meddelandeservrar, eller e-postservrar, där ute. Vissa, som Qmail, körs på Linux-operativsystemet och kräver mycket mindre overhead och administration än en Exchange-server. Detta gör dem idealiska för Internetleverantörer som är värd för ett stort antal e-postkonton för kunder. Många företag använder Microsoft Exchange för meddelandehantering eftersom det är mycket pålitligt och fungerar bra med andra Microsoft-produkter som används av företag.
När en person skickar ett meddelande skickar Outlook (eller deras meddelandeklient) meddelandet till meddelandeservern där meddelandet går in i meddelandekön för att vänta på sin tur att behandlas. Om det går mycket e-post genom kön kan denna process ta lite tid, även om övergången vanligtvis inte märks av någon. När meddelandet bearbetas bestämmer meddelandeservern platsen för mottagarbrevlådan. Om brevlådan är lokal för den servern, levereras meddelandet omedelbart till dess destination. Om mottagaren inte är lokal på servern, kontaktas DNS för att hjälpa till att hitta servern på Internet. När servern hittas överförs det skickade e-postmeddelandet till mottagarservern där processen startar lokalt från en kö för att hantera meddelandet. När rätt brevlåda har hittats levereras meddelandet.