E-postadresser tilldelas vanligtvis av din internetleverantör (ISP), men man kan också få en e-postadress via en webbtjänst. Detta är känt som webbaserad e-post.
De flesta människor är bekanta med att ställa in sina e-postklienter för att ta emot e-post via sin ISP. Klienten frågar efter en POP-server (Post Office Protocol) för att ta emot e-post och en SMTP-server (Standard Mail Transfer Protocol) för att skicka e-post. Men de flesta e-postklienter kan också användas för att samla in webbaserad e-post genom att konfigurera klienten för att ansluta till en IMAP-server (Internet Message Access Protocol). IMAP-servern är en del av värdens paket. Som sagt, det vanligaste sättet att komma åt denna e-post är att använda en webbläsare.
Webbaserad e-post har sina fördelar, särskilt för människor som reser. E-post kan samlas in genom att helt enkelt besöka en webbplats, förneka behovet av en e-postklient eller logga in hemifrån. Överallt där det finns en offentlig terminal med internetuppkoppling – från biblioteket till ett café till flygplatsen eller hotellet – kan man snabbt och enkelt kontrollera, skicka och ta emot e-post.
En annan fördel med denna typ av e-post är att den tillhandahåller en alternativ adress som gör att du kan reservera din ISP-adress för personligt bruk. Om du vill prenumerera på ett nyhetsbrev, göra en ritning, registrera dig på en webbplats, delta i chattar eller skicka feedback till en webbplats, är en webbaserad e-postadress det perfekta svaret. Det kommer att hålla icke-personlig e-post på en server för dig att kontrollera när du vill, snarare än att fylla upp din privata e-postlåda.
Webbplatser delar ofta information som tillhandahålls dem, men att ge dem en webbadress innebär att skräppost kommer att gå till detta engångskonto istället för ditt personliga konto. Senare, om du tappar intresset för kopplingarna som är kopplade till den här adressen, kan du stänga eller överge den (som policyn kräver) utan att det påverkar din vanliga e-postadress. Kort sagt, en sådan e-postadress kan hjälpa till att hålla din ISP-postlåda ren och samtidigt ge dig flexibiliteten att dra fördel av Internetaktiviteter som kräver en adress.
De flesta konton har en lagringsgräns, vanligtvis mer än den genomsnittliga personen behöver. Bilder, ringsignaler, MP3-filer eller grafikfiler kan alla lagras här, vilket sparar plats på din hårddisk hemma.
Det finns dock också vissa nackdelar med webbaserad e-post. Säkerhet och integritet är de största problemen. De flesta webbplatser kommer uttryckligen att ange i integritetspolicyn att inga förväntningar på integritet ska finnas, även om det anges i andra avsnitt av policyn att ett mål med webbplatsen är att skydda integriteten. Säkerheten för servern är också mindre säker, jämfört med en ISP som du betalar en avgift till med ett avtalslöfte att tillhandahålla grundläggande skydd. Det är därför oklokt, generellt sett, att använda webbaserad e-post för all korrespondens av privat karaktär, eller att använda den för tjänster som kommer att skicka känslig information till dig via e-post.
Många webbaserade e-posttjänster är gratis, men ofta betalas prislappen i annonser som stör och gör gränssnittet långsammare. Andra tjänsteleverantörer inkluderar en liten tagline bifogad i slutet av varje e-postmeddelande. Dessa tjänster erbjuder vanligtvis premiumkonton, mot en avgift, som inte inkluderar taglines eller annonser.
Personer som har sina egna domäner kan också ha webbaserad e-post beroende på värdens paket. Dessa typer av konton kommer ofta med POP- och SMTP-servrar också.