Datakvalitetssäkring är en samlingsbeteckning för de rutiner som används för att upprätthålla integriteten hos data som finns i olika databaser. Ofta kräver processen att upprätthålla datakvalitet sådana uppgifter som att ta bort föråldrad information, korsreferensera relevant information som finns i olika databaser och i allmänhet se till att det inte finns några inkonsekvenser med informationen som finns i en databas eller en uppsättning databaser. Denna typ av datarensning är en pågående process som anses vara en nyckelfaktor för effektiv dataadministration.
Företag av alla slag engagerar sig i uppgiften att kvalitetssäkra data. Beroende på verksamhetens struktur kan detta innebära att helt enkelt se till att data som lagras i enskilda databaser, såsom försäljningsdatabasen och kundfordringar och leverantörsskulder, är uppdaterade och korrekta. Vid andra tillfällen fokuserar processen för kvalitetssäkring av data på att kvalificera data innan den lagras i någon typ av backup-format, vilket säkerställer att lagrad data är fullständig och korrekt från och med det datum då lagringsprocessen äger rum.
Själva processen för kvalitetssäkring av data fokuserar ofta på att identifiera och korrigera eventuella avvikelser som kan finnas i data som underhålls av ett företag eller annan organisation. Denna typ av dataprofilering skulle innebära att se till att liknande data i en databas var i harmoni med data som finns i en annan databas. Till exempel skulle korrekt datahantering diktera att prissättningen för en viss kund bör vara densamma i både försäljningsdatabasen och i kundreskontradatabasen. Om du gör det minimerar du risken för att kunder får felaktig information om deras nuvarande prisstruktur när de pratar med antingen försäljningsavdelningen eller ekonomiavdelningen.
I vissa fall innebär processen för kvalitetssäkring av data att konvertera data till något vanligt format, så att informationen kan arkiveras eller lagras. Detta är inte ovanligt med uppgifter som skulder och fordringar vid årsskiftet. Genom att stämma av uppgifterna innan de lagras ger informationen en fullständig och korrekt historik för tidigare kalenderår som kan nås när och vid behov.
En av sidofördelarna med kvalitetssäkring av data är att i händelse av en systemkrasch kan den kvalificerade och arkiverade data som finns lagrad användas för att delvis rekonstruera viktiga databaser. Till exempel, om en företagsserver kraschar, kan arkiverade data som sparats på diskar eller till och med en datalagringsplats online hämtas och laddas till en ny server. Detta lämnar uppgiften att rekonstruera all data som matades in sedan den senaste systemsparningen utfördes, snarare än att behöva rekonstruera månader av information från manuella register eller betala orimliga summor pengar för att få en dataåterställningstjänst att försöka extrahera data från den kraschade server.