En webbaktiverad skrivare är en typ av skrivare som ansluter direkt till Internet. Denna direkta anslutning förbigår behovet av en fysisk datoranslutning. Dessa skrivare skiljer sig från vanliga nätverksskrivare i hur de hanterar internetbaserad aktivitet. Ursprungligen var en webbaktiverad skrivare helt enkelt ansluten direkt till Internet, vilket möjliggör enklare utskrift från webb- och mobilkällor. Nyare typer inkluderar pekskärmar och nedladdningsbara applikationer som låter användare ansluta till vanliga webbplatser och skriva ut nyheter och artiklar direkt via skrivaren.
I de tidiga dagarna skulle en standardskrivare ansluta till en dator och endast tillåta utskrift från den maskinen. Denna mentalitet med en enda maskin och en skrivare började tappa mark i affärsvärlden i och med nätverksskrivarnas tillkomst. Dessa skrivare skulle ursprungligen ansluta till en skrivarserver, en speciell maskin som hanterar utskrift för en viss del av kontoret. Senare byggdes skrivarservern in i skrivaren, så att alla i nätverket kunde prata med den skrivaren.
Samma idé påverkade även hemskrivare. Medan de flesta hemnätverk inte hade en dedikerad nätverksskrivare, blev skrivardelning en mycket vanlig praxis. En skrivare skulle ansluta till en dator och så länge den datorn var påslagen kunde vem som helst i nätverket skriva ut genom den. Senare blev skrivarserversystemen enkla nog att många hemroutrar skulle ha en installerad, vilket gjorde det möjligt för en skrivare att ansluta till routern snarare än en dator. Med detta framsteg kunde alla användare i nätverket alltid skriva ut precis som om han var på ett kontor.
Den webbaktiverade skrivaren är nästa steg i att koppla bort skrivaren från ett datorsystem. Dessa skrivare ansluter till Internet, precis som om de vore en annan dator. Dessa maskiner har inbyggda skrivarservrar, vilket gör att alla anslutna användare kan skriva ut. Den verkliga skillnaden mellan en vanlig nätverksskrivare och en webbaktiverad skrivare är hur de interagerar med enheter som inte finns i nätverket.
Även om det är möjligt att skriva ut på distans med en nätverksskrivare, är processen svår för många användare. Om ett hem- eller kontorssystem är inställt på att tillåta det, kan användare komma åt sin skrivare på distans, vanligtvis via en webbläsare eller tredjepartsprogram. Med webbaktiverade skrivare är det en av hörnstenarna i deras design att möjliggöra enkel åtkomst utifrån.
En webbaktiverad skrivare tillåter två grundläggande metoder för fjärråtkomst. Den första liknar den för en korrekt konfigurerad nätverksskrivare. Den största skillnaden är lätthet; åtkomst kommer att byggas in i den interna skrivarservern, vilket möjliggör anslutning med mycket mindre användarinblandning. Den andra är genom e-postbilagor; en användare kan bifoga en fil till ett e-postmeddelande och skicka den till skrivaren. Skrivaren öppnar sedan posten och skriver ut dokumentet automatiskt. Detta gör att alla webbkompatibla enheter, som telefoner och surfplattor, kan skriva ut precis som en vanlig dator.