En mjuk kopia är en elektronisk kopia av ett dokument. Det står i kontrast till en papperskopia, ett dokument utskrivet på papper eller annat medium. Mjuka kopior är lätta att överföra, distribuera, dela och manipulera – alla potentiella nackdelar eller fördelar, beroende på vilket dokument som är inblandade. De kan också användas för att skapa papperskopior, genom att skriva ut en kopia av dokumentet. Många papperslösa kontor eller kontor med lågt avfall är mycket beroende av mjuka kopior för att kommunicera och dela information.
Mjuka kopior kan vanligtvis öppnas i en mängd olika ordbehandlingsprogram. För ökad säkerhet kan ett dokument sparas i ett skrivskyddat format. Detta kommer att tillåta människor att se det, men inte att ändra den mjuka kopian. I de fall där människor är oroliga för att data ändras eller manipuleras av personer som har tillgång till filen, kan detta vara användbart. Vissa program upprätthåller också ändringsloggar, vilket gör att människor kan spåra ändringar som gjorts i dokumentet, återställa dem om så önskas för att återställa dokumentet till en tidigare punkt.
Personer med mjuka kopior kan skicka dem via e-post, överföra dem över ett nätverk eller lägga dem på en skiva eller bärbar hårddisk för att dela dem. Denna mängd olika tekniker för distribution kan vara användbara och kan göra det möjligt för kontor att eliminera utgifter som faxar och kurirer. Mjuka kopior har i allmänhet inte riktigt samma juridiska status som papperskopior på grund av potentialen för förändring, men de kan användas för de flesta aktiviteter på ett kontor, inklusive saker som att skicka mjuka kopior av ett kontrakt fram och tillbaka för redigering och godkännande , med personer som granskar papperskopian noggrant innan de signerar för att se till att den innehåller de ändringar de vill ha.
Mjuka kopior kan också användas för saker som presentationer, där människor antingen distribuerar dokumentet elektroniskt så att alla har en kopia, eller visar det på en skärm vid en presentation eller ett event. Möjligheten att göra redigeringar fram till sista minuten kan vara användbar för personer som vill ha tid att perfekta sina presentationer och som kan behöva göra ändringar i sista minuten för att tillgodose ändrad information och andra problem. Lärare lagrar ofta klassrumsmaterial i mjuk kopia så att de enkelt kan ändra dem och återanvända dem för lektioner.
För kontor där utrymme är en viktig faktor kan det ge betydande fördelar att vara helt eller mestadels elektroniska. Människor kan granska material i mjukkopia och undvika generering av stora volymer papper som kräver lagring. Om säkerheten är ett problem kan elektroniska säkerhetsåtgärder upprättas för att ge så mycket skydd som möjligt åt mjuka kopior. Detta kan inkludera verktyg som fjärrsäkerhetskopiering för att spara kopior i händelse av bränder, virus och andra problem.