Dataeffektivitet är processen att göra data lättare att använda, hantera och komma åt. Det är vanligtvis ett problem för storskaliga företag, vars omfattande nätverk och register lätt kan göra processen att hitta och använda en specifik bit av data lite som att hitta en nål i en höstack. Även om dataeffektivitet till stor del är en konfigurations- och installationsfråga – med andra ord, att ordna data på ett sådant sätt att det blir lättare att hitta och få tag i – har den också en betydande hårdvarukomponent. Föråldrad och ineffektiv hårdvara kan göra processen att hämta data från en hårddisk eller nätverk mycket mer besvärlig än den behöver vara. På grund av detta är dataeffektivitet en kompromiss; det kräver att hitta rätt balans mellan kostnad och effektivitet.
Platsen där data lagras har en hel del att göra med dess totala effektivitet. Medan solid state-hårddiskar ofta är de mest känsliga platserna för att lagra data eftersom de kan producera och öppna begärda filer snabbare än de flesta andra lagringsmedier, är deras kostnad per gigabyte lagring relativt hög. Äldre lagringsmedier, såsom bandenheter för säkerhetskopiering, är ganska billiga per gigabyte lagring, men avvägningen är att deras åtkomsthastighet är ganska långsam. Denna avvägning mellan kostnad och nytta är kärnan i att skapa effektiva lagringssystem.
Dataeffektivitet syftar till att göra den mest använda data på nätverket lättare att komma åt genom att placera den på högkostnadslagringsenheter med hög effekt, samtidigt som äldre arkivdata överförs till långsammare, billigare alternativ. Genom att göra detta får individer som arbetar i nätverket snabbare tillgång till viktig data utan att förlama organisationens resurser och budget. Andra tekniker som är involverade i att göra datalagring mer effektiv inkluderar datakomprimering, vilket är processen att krympa filer till minsta möjliga storlek, och deduplicering, som använder mjukvarualgoritmer för att eliminera dubbletter av filer från nätverket.
Komprimering och deduplicering kan frigöra värdefullt enhetsutrymme i ett nätverk, vilket ytterligare förbättrar effektiviteten. Liksom människor har datorer mycket lättare att slutföra en sökning när antalet filer som genomsöks är relativt litet och den genomsnittliga storleken på filerna är motsvarande blygsam. Genom att regelbundet slänga onödiga filer och eliminera överflödigt utrymme i själva filerna, förbättras dataeffektiviteten i nätverket ytterligare.