En e-postserver är en webbserver som är inställd för att hantera e-post genom att ha två program installerade: ett sendmail-program och ett POP-program. POP (Post Office Protocol) samlar in post som skickas till dig. Mailservrar kan installeras på huvudwebbservern eller på en separat server.
Sendmail-tjänsten tillåter mailservern att behandla utgående e-post. Om en e-postadress inte finns kommer servern att returnera posten till avsändaren. Om servern har ett tekniskt problem när den försöker leverera e-post och inte lyckas, kan e-posten också returneras. I alla fall då post returneras kommer den med en förklaring eller felkod. Genom att läsa felkoden kan du avgöra varför posten inte nådde sin destination.
POP-programmet samlar in inkommande e-post. När den tar emot e-post skapar den en enda textfil med ackumulerade meddelanden för varje e-postadress. Denna textfil kan bli väldigt stor. Om slutanvändaren har konfigurerat sin e-postklient att radera e-post från servern vid hämtning, raderas e-postserverns textfil när e-posten samlas in. Vissa människor lagrar dock e-post på servern. Detta är inte bara ett integritetsproblem, utan kan också leda till funktionsfel när textfiler blir för långa.
Ett annat insamlingsprogram kallas Internet Message Access Protocol (IMAP). IMAP kör webbaserade e-posttjänster som Yahoo!, Hotmail och andra. Om du använder en webbplats för att samla in e-post har du tillgång till en IMAP-postserver.
Praktiskt taget alla webbplatsdomäner är försedda med e-postserverfunktioner. Internetleverantörer (ISP) erbjuder även e-posttjänster och e-postserverfunktioner. Om servern inte erbjuder inbyggd innehållsfiltrering kan du installera ditt eget spamfilter. Gratis spamfilter är mycket populära och finns tillgängliga online.
Ett mailserverprogram kan även installeras lokalt på din egen dator. Om du kör en server av den här typen behöver inte e-post gå via din internetleverantör, vilket ger en viss grad av integritet. Att köra din egen server säkerställer också att du alltid kommer att kunna skicka eller ta emot e-post, även om din ISP:s e-postserver är nere.
Tyvärr använder många människor som driver personliga e-postservrar dem för att skicka skräppost. Som ett resultat förbjuder internetleverantörer det vanligtvis i sina användarvillkor. Vissa internetleverantörer tillåter dock användare att köra en personlig server om de undertecknar ett kontrakt som garanterar att den inte kommer att användas för skräppost.