En företagsportal är en enda webbplats som ger personalen åtkomst till en rad verktyg, program och funktioner. Portalen är tillgänglig via Internet och har vanligtvis både en offentlig och privat närvaro. Det primära syftet med en företagsportal är att ge personalen skräddarsydd tillgång till den information och de verktyg som krävs i hans eller hennes befattning. Många företag använder också företagsportalen för att kommunicera med personal, dela dokument och uppmuntra samarbete.
Det finns flera olika tekniker som kan användas för att skapa en företagsportal: Sun®, Microsoft Sharepoint® och SAP® är bara några av de mer populära programvaruverktygen. För att stödja denna typ av teknik behöver organisationen investera betydande resurser i datorhårdvara för att vara värd för en aktiv webbplats, säkerhetscertifikat för att underhålla den privata delen av portalen och ett användarhanteringsverktyg. De färdigheter som krävs för att stödja denna typ av teknik finns ofta hos operationssupportpersonal eller hårdvaruspecialister.
I de flesta organisationer används företagsportalen för att visa specifika funktioner eller information för användaren från ERP-systemet (Enterprise Resource Planning). Portalen är helt enkelt dörren som används för att komma åt dessa system. Den programmering som krävs för att göra funktionaliteten tillgänglig via portalen varierar, baserat på tekniken i affärssystemet. Till exempel kan en SAP®-utvecklare använda antingen Java® eller ABAP® för att skapa webbportalfunktioner för användare.
Varje anställd i organisationen förses med ett användarnamn och lösenord för att komma åt portalen. Rollbaserad auktorisering används vanligtvis för att bestämma vilka funktioner han eller hon kan utföra. Till exempel kan all personal automatiskt ha tillgång till att se sin egen löneräkning, skicka in utläggsersättningsformulär och registrera semesterförfrågningar. Baserat på personens position i organisationen kan han eller hon också ha tillgång till personalformulär, lagerhantering eller finansiell information. All åtkomst hanteras av samma grupp som styr åtkomsten till affärssystemet.
Denna typ av teknik blir allt mer populär bland företag som vill ge personalen tillgång till verktyg via Internet, samtidigt som de har samma kontroller på plats för närvarande. Ur ett utvecklarperspektiv är företagsportalen den perfekta leveransmetoden för användare som inte behöver komma åt ERP dagligen, utan är mer tillfälliga användare. Denna funktion öppnar också dörren för analysinstrumentpaneler, mätvärden och andra kommunikationsverktyg.