Desktopkonferenser avser videokonferenser som utförs från en persondator (PC). Videokonferenser hänvisar till att kommunicera med en annan person med hjälp av ljud- och videoflöden som gör att deltagare i konferensen kan se och höra andra deltagare. Den här tekniken används i statliga departement, skolor och privata företag för att göra det lättare att schemalägga möten med människor som inte skulle kunna delta fysiskt. Desktopkonferenser kan involvera en grupp människor som håller en konferens med stationära datorer för att kommunicera med anställda utanför platsen, eller så kan det vara så litet som en konferens mellan två medarbetare, var och en på en separat dator. Hårdvaran och mjukvaran som en användare behöver för att starta skrivbordskonferenser är grundläggande och kräver vanligtvis bara en webbkamera, en mikrofon och ett gratis eller billigt videokonferensprogram.
Handlingen att ha en videokonferens över Internet kallas webbkonferenser, som kan hänvisa till skrivbordskonferenser eller videokonferenser över Internet i ett konferensrum. Mjukvaran tillgänglig för skrivbordskonferenser sträcker sig från gratis, grundläggande program till dyrare videokonferensprogram som är speciellt utformade för företag. Business videokonferensprogram använder ofta avancerad video- och ljudhårdvara än gratis webbkamerakonferensprogram. Program som kan användas för skrivbordskonferenser inkluderar Skype®, WebEX®, iVisit® och Google Voice and Video Chat®.
Webbkonferenser kan vara bekväma eftersom det tillåter människor som befinner sig på väldigt olika geografiska platser att få video- och ljudkontakt med varandra. En av fördelarna med skrivbordskonferenser är att det erbjuder en PC-användare ett billigt sätt att ha en konversation ansikte mot ansikte med vänner, familj eller affärsbekanta, vilket kan vara mer personligt än telefonen. Skrivbordskonferenser tillåter också användning av visuella hjälpmedel och gester för att kommunicera. En nackdel med skrivbordsvideokonferenser är att tekniska problem, inklusive internetanslutningsproblem och datorfel, kan avbryta flödet av videokonferensen. Att använda en trådbunden internetanslutning istället för en trådlös anslutning kan hjälpa till att lindra några av anslutningsproblemen i samband med videokonferenser.
Videokonferenser på en PC kretsar vanligtvis kring användningen av en webbkamera. En webbkamera är en videokamera som ansluts till en dator, vanligtvis med hjälp av en USB-kontakt. Webbkameror är ofta utrustade med inbyggda mikrofoner, men vissa användare tycker att en mikrofon kopplad till kameran är för begränsad i rörelse och ljudkvalitet. En datorkonferensanvändare måste också ha en anslutning till den videokonferenstjänst han vill använda. I de flesta fall måste alla deltagare i webbkonferensen ha samma programvara för videokonferenser som resten av gruppen.