Programvara för kunskapshantering är ett verktyg, eller en uppsättning verktyg, som används för att elektroniskt samla in, organisera, dela och granska affärsinformation mellan en mängd olika användare. Begreppet kunskapshantering (KM) utvecklades på 1990-talet när företag kämpade med effektiva sätt att hantera och hämta affärsinformation. Enterprise content management system utvecklades, tillsammans med specifik programvara för kunskapshantering för att underlätta insamling och distribution av kunskap. För närvarande finns det hundratals olika KM-programvaruverktyg, var och en designad för en specifik typ av verksamhet.
Olika grupper som kundtjänst, informationsteknologi (IT), detaljhandel, vetenskap, teknik, myndigheter och utbildning kan behöva specialiserad programvara för kunskapshantering. Till exempel hanterar en del KM-programvara information om kunder eller kunder för att förbättra försäljningen och kundsupporten. En annan typ kan samla information om anställdas kompetens, talanger, utbildning och affärsträning för att utnyttja expertis som kan ha gått obemärkt förbi tidigare. Vissa verktyg hanterar arbetsflöden, tillhandahåller utbildning eller standardiserar processer genom steg-för-steg-instruktioner eller manualer.
Kunskapshantering börjar med processen att samla in tillgänglig information. Pappersdokument, e-postmeddelanden, .pdf- eller ordbehandlingsfiler, ritningar eller grafik, webbinnehåll, handskrivna dokument, mikrofilm eller mikrofiche och digitala filer är alla möjliga indata. En ämnesexperts kunskaper kan också skrivas ner och läggas till kunskapsbasen. Specialverktyg kan konvertera olika informationsingångar till ett standardformat och förbättra kvaliteten på den resulterande dokumentationen. Den resulterande kunskapsuppsättningen lagras vanligtvis i en kraftfull databas.
När informationen har samlats in används andra verktyg för kunskapshantering för att hantera informationen. Dokument och filer kan länkas, indexeras och kategoriseras så att de enkelt skannas och nås med hjälp av hämtningsverktyg. Viss information kan behöva versionskontroll så att användarna är säkra på att endast använda den senaste informationen, medan tidigare versioner arkiveras. KM-verktyg tillåter flera användare att samarbeta för att skapa information och hantera en granskning och godkännandeprocess. Andra funktioner kan inkludera åtkomstkontroller, arkiverings- och hämtningsmöjligheter och konvertering till olika utdatatyper.
Det finns många affärsfördelar med att använda programvara för kunskapshantering. Det minskar behovet för företag att hantera och lagra stora mängder papper eller skivor i olika format med olika lagringskrav. Information kan hämtas snabbare, från en större mängd olika källor, och kan delas och kontrolleras lättare. KM-verktyg låter användare samla information om informationen, såsom mätvärden, produktivitet, återkommande eller vanliga problem och arbetsflödesuppdelningar. Av dessa skäl fortsätter programvara för kunskapshantering att växa i popularitet, komplexitet och praktisk tillämpning.