Ett databashanteringssystem (DBMS) är faktiskt ett program som låter användare visa, redigera, sortera och köra rapporter på en specifik datamängd. Dessa program kan också kallas applikationer, gränssnitt eller klienter. Användningen av ett databashanteringssystem är specifikt för de funktioner som det utvecklades för: system kan utformas för att möta en mängd olika användarbehov. För att använda ett databashanteringssystem bör användare antingen lära sig kommandona som är associerade med systemet eller bekanta sig med de grafiska användargränssnittsverktygen (GUI) som har utvecklats för att utföra uppgifter som att skapa och ändra tabeller och lägga till, redigera eller ta bort poster.
Om databashanteringssystemet du använder nås via en ”kommandorad” – ett maskinskrivet kommando som kör ett program – måste du behärska konventionerna för det som kallas Standard Query Language (SQL). Detta kräver att du skriver in specifika kommandon för att kommunicera dina förfrågningar till själva databasen. Till exempel skulle kommandot ”CREATE TABLE-kunder” skapa en tabell med namnet ”kunder” i en befintlig databas. Ett så enkelt kommando skapar inga kolumner i tabellen och fyller den inte heller med data. Ytterligare kommandon kan lägga till komplexitet och djup till den nya tabellen.
Andra databashanteringssystem kan nås via webbaserade portaler. Dessa underhålls i allmänhet av ett webbhotell och har ett användarvänligt gränssnitt som låter användare se och välja möjliga kommandon. För att använda den här typen av databashanteringssystem måste du bekanta dig med menyalternativen som tillåter exekvering av uppgifter som att lägga till tabeller och ställa in kolumner, samt lägga till, redigera och ta bort data i dessa tabeller. När du arbetar med den här typen av databashanteringssystem behöver du inte lära dig SQL. Vissa experter rekommenderar dock att lära sig grunderna i SQL kan hjälpa till att lösa problem och skriva frågor.
En tredje typ av databashanteringssystem tillåter att ett GUI installeras på en dator, vilket gör det möjligt för användare att köra programmet från sina arbetsstationer. Som i webbaserade system varierar menyalternativen, men de uppgifter som krävs för att hantera databasen kräver inga kunskaper om SQL. Managementsystem inom ett GUI kräver inlärning av specifika menyalternativ. Även om du inte behöver skriva i SQL, är en allmän förståelse för databasfunktioner avgörande så att delar av systemet kan ställas in på rätt sätt.