Förebyggande underhåll avser åtgärder som vidtas för att hålla fastigheten i driftskick och förebygga behovet av större reparationer. Det inkluderar åtgärder som inspektion, rengöring och utbyte av delar. Programvara består av program skrivna för datorer, inklusive både operativsystem och programvaror som utför en mängd olika uppgifter. Programvara för förebyggande underhåll är ett annat namn för en datoriserad underhållshanteringslösning (CMMS), ett sätt att hantera underhåll för vilken utrustning ett företag än har i sina anläggningar.
Programvara för förebyggande underhåll används för olika typer av underhåll. Det är effektivt för underhåll av utrustning, flottor, anläggningar och andra anläggningar och programvara. Den används av en mängd olika organisationer, inklusive tillverkare, vårdgivare, biomedicinska anläggningar, utbildningsinstitutioner, djurparker och akvarier, hotell och resorter, kommuner, begravningsbyråer, gårdar, religiösa ordnar, verktyg, matberedningsanläggningar, basebolllag, United States Department of Agriculture (USDA) och datorprogramföretag.
Det finns vissa komponenter och funktioner som förväntas finnas i programvara för förebyggande underhåll, även om de kan ha lite olika namn. Dessa inkluderar ett tillgångsregister, en platsvy, arbetsordermallar och en schemaläggare för regelbundet utfört underhåll. Typiskt är också en underhållsinventering, en databas för underhållsteamet och deras scheman, ett register över leverantörer och leverantörer och en rapportfunktion.
Det finns några viktiga skillnader mellan olika typer av programvara för förebyggande underhåll. En faktor är om den är webbaserad eller datorbaserad. En annan är om den är generisk eller anpassad för varje kund. En tredje faktor, relaterad till den andra, är om ändringar kan göras av kunden eller måste göras av mjukvaruutvecklaren. Viktigt är också den utbildning och support som finns tillgänglig, som varierar från företag till företag: vissa paket är bara mjukvara; andra är SaaS (Software as a Service).
Det finns vissa funktioner som inte alla programpaket för förebyggande underhåll innehåller. Att vara streckkodsaktiverad, vilket möjliggör utskrift av streckkoder för delar och utrustning, är en av dessa, liksom möjligheten att skicka arbetsorder till mobila enheter. Möjligheten att spåra flera platser kan vara användbar för en stor operation, liksom möjligheten att länka till QuickBooks®.