Webbaserat samarbete är ett framsteg inom tekniken som gör det möjligt för ett team av individer från olika platser runt om i världen att arbeta med ett enda projekt, precis som om de satt tillsammans i samma skåp. Detta fenomen kallas också vanligtvis onlinesamarbete, webbsamarbete eller internetsamarbete. Webbaserade samarbetsverktyg som onlinelagring av filer, webbtelekonferenser och realtidsredigering gör det möjligt för teamorganisatörer att utnyttja teammedlemmarnas styrkor där de behövs som mest, oavsett geografiska begränsningar. De enskilda medlemmarna i teamet har tillgång till de olika projektfiler som behövs, så att de kan läsa och redigera filerna i realtid.
Mjukvaran som används i web-baserat samarbete tjänar ett antal syften. En viktig funktion är dess förmåga att möjliggöra realtidskommunikation mellan enskilda teammedlemmar och den digitala verksamhetsbasen. Webbaserad samarbetsmjukvara kan innehålla möjligheterna till textbaserad gruppchatt och privata meddelanden, eller så kan den inkludera ljud- och videotelekonferenser i realtid. Denna förmåga att kommunicera effektivt är en av de viktigaste egenskaperna hos samarbetsprogramvara: den håller alla teammedlemmar fokuserade på projektets framåtskridande.
Webbaserad samarbetsprogramvara har också möjlighet att lagra och redigera filer från en avlägsen plats. Medan vissa företag kan välja att lagra projekt i den hembaserade företagsservern som är lätt åtkomlig av datorerna i det lokala nätverket, är molnlagring ett annat alternativ som kan vara mer användbart för webbaserade samarbetsinsatser. Molnlagring tillåter att projektfiler och dokument lagras på en avlägsen plats som är tillgänglig för personer som känner till platsen för och har beviljats åtkomst till dessa filer. Att använda molnbaserade fillagringsmetoder är ofta att föredra framför intern lagring av filer eftersom det tar bort en del av belastningen från de lokala nätverksservrarna. Det håller också filer säkrade på en sekundär plats i händelse av systemfel eller katastrof, och möjliggör en enkel metod för att samarbeta med fjärranslutna teammedlemmar utan att offra säkerheten i ett lokalt nätverk.
En annan viktig egenskap hos webbaserad samarbetsprogram är möjligheten att utföra realtidsredigering av projektdokument. Realtidsförändringar gör det möjligt för teammedlemmar att implementera projektförändringar nästan omedelbart, vilket minskar utvecklingstiden och förbättrar effektiviteten. I avancerade webbaserade samarbetsverktyg kan denna realtidsredigeringsfunktion också åtföljas av en ändringslogg eller ett spårningssystem. Ett sådant system kan hålla reda på vem som gjort specifika ändringar i dokumentet och vad som ändrades ifall filen behöver återställas till sin ursprungliga form.