På utsidan ser en katalogtjänst ut som en stor databas. Katalogen stöder en stor mängd data, och data är organiserade efter nod och värde. Katalogtjänsten kommer att katalogisera olika information, beroende på dess fokus. Till exempel kommer en nätverkskatalogtjänst att katalogisera alla resurser på en dator, medan en katalog för domännamnssystem (DNS) katalogiserar webbplatser. Skillnaderna mellan en katalog och en databas är att en katalog kan innehålla redundant information, och kataloger läses mer än skrivna, så många skrivkommandon utelämnas.
En katalogtjänst verkar precis som en databas. Den innehåller liknande data och organiserar varje del av datum i ett nod- och värdeformat, ungefär som vissa hierarkiska och relationella databasmodeller. Noden i en katalog är den primära informationen, medan värdet är en datasträng kopplad till noden. Om katalogen var för en telefonbok skulle noden vara ett namn, medan värdet skulle vara ett telefonnummer som motsvarar namnet.
Kataloger kan byggas för många ändamål. En nätverkskatalog beskriver all mjukvara och hårdvara i en dator men kräver sällan att användaren känner till katalogen eller hur man kommer åt hårdvaran eller mjukvaran. En DNS-katalog tar webbplatsdomännamn och gör en nummerbaserad domän för webbplatsen, som också sällan ses av användaren. Katalogtekniken är mångsidig, men katalogen bör bara byggas för ett syfte annars kan informationen kollidera.
Även om den liknar databasmodeller har en katalogtjänst några stora skillnader. I en databas, om redundant eller upprepad information lagras i tabellerna, kan det göra att databasen av misstag länkar helt orelaterade data eller skapar programmeringsproblem. I en katalog kan information vara överflödig. Till exempel kan en telefonbokskatalog innehålla flera namn som är identiska, men katalogen kommer att kunna särskilja dem baserat på olika telefonnummer.
En katalogtjänst kan läsas och skrivas till, men oftare läses den bara. Detta resulterar i att många av de skrivkommandon som finns i databasteknik inte ingår i kataloger. Återställnings- och transaktionsfunktioner är begränsade, eftersom katalogen helt enkelt inte behöver dem.
Varje katalogtjänst måste innehålla en ritning. Denna ritning är en uppsättning regler programmerade i katalogen som talar om för katalogen vilken information som är viktig, vad som ska samlas in och vilken information som ska bortse från. Utan en ritning skulle en katalog försöka absorbera all information, vilket skulle få den att överbelastas.