I affärsvärlden är det viktigt att hantera mänskliga resurser för att säkerställa ett företags strategiska tillväxt. Mjukvara för mänskliga resurser är ett verktyg som kan användas för att hantera mänskliga resurser, personaspekten av ett företags framsteg. Denna typ av programvara organiserar de olika komponenterna för att hantera en effektiv personalavdelning för att förbättra företaget och de anställda som arbetar där.
Mjukvara för mänskliga resurser kallas oftast för mänskliga resurser eller HRM-mjukvara. Denna specialiserade mjukvara hjälper effektivt till vid hanteringen av de många olika områden som en personalavdelning i företaget i allmänhet är ansvarig för. Dessa områden kan vara ansvarsområden som bearbetning av nyanställningar, personalförmåner, löne- och personalutveckling samt kostnadshantering.
Mjukvara för mänskliga resurser kan också hantera mer komplexa aspekter av humankapitalhantering, såsom laglig efterlevnad. Personalprogramvaran kan varna användare om uppdateringar och ändringar i anställningslagar. Till exempel kan HRM-programvara spåra inkommande sökande till lediga jobb för att säkerställa lika möjligheter för anställningsmetoder. Med tiden kan den demografiska informationen för den jobbsökande lagras och spåras för att säkerställa att anställningspraxis alltid återspeglar laglig efterlevnad.
Förutom att hantera personaljuridiska frågor kan HRM-programvara hjälpa till att hantera personalutvecklingsprogram. Anställdas register kan underhållas och uppdateras regelbundet eftersom personalen får ytterligare utbildning eller utbildningsförmåner. Utbildning för nya medarbetare kan utvecklas från journalerna när ett behov uppstår för att säkerställa att alla anställda har rättvisa möjligheter till avancemang genom lärande.
Användningen av HRM-programvara hjälper också till att spåra anställdas utgifter, såsom inkomster, förmåner och försäkringskrav. Noggranna och konfidentiella register kan upprätthållas för varje anställd för att övervaka och identifiera områden som behöver förbättras. Försäkringsanspråk, såsom arbetsskada, kan hanteras mer framgångsrikt som ett resultat av att ha ett solidt program för mänskliga resurser på plats.
HRM-mjukvara används ibland för att skapa nya tvärlärande program för anställda, vilket kan gynna företag och anställda. Till exempel kan ett företag uppleva brist på personal som har en viss kompetens, så företaget använder personalmjukvaran för att identifiera de anställda som besitter just den kompetensen. Då utnyttjar företaget de duktiga medarbetarna för att utbilda de okvalificerade medarbetarna.
Ett företag kan välja att ha ett internt programvarusystem för mänskliga resurser eller registrera sig för en extern webbaserad tjänst. I båda fallen är mänskliga resurser i allmänhet säker, eftersom integritet alltid är ett problem. Denna programvara kan hjälpa personalavdelningen på vilket företag som helst att hantera de komplexa frågorna om humankapitalhantering.