Mjukvara för skylttillverkning används oftast i ett professionellt skylttillverkningsföretag. Programvaran fungerar tillsammans med en vinylskyltskärare, även kallad plotter. Vissa hantverkare kan använda en vinylskärare och programvara för att skapa skyltar för att göra skyltar för personligt bruk eller av andra skäl, till exempel för att göra bildekaler eller skapa skräddarsydda utsmyckningar av klippböcker. Programvaran skapar koordinater på ord och grafik och skickar dessa koordinater till skäraren.
Även om processen vanligtvis följer liknande steg, varierar kapaciteten för skylttillverkningsprogram kraftigt. Vissa program tar användaren från design till slutet; andra kräver att användaren designar grafiken i ett annat program och importerar den grafiken till skyltprogrammet för redigering. Företag som producerar programvara för skylttillverkning kan till och med erbjuda flera versioner av sina program, där varje högre nivå kan hantera lite mer av den totala processen.
De flesta program, oavsett deras kapacitet, använder orden eller grafiken som användaren tillhandahåller för att skapa koordinater som skickas till vinylskyltskäraren. Skäraren använder informationen från programvaran för skylttillverkning för att skära vinylark på lämpligt sätt. Vinyltexten och formerna kan sedan appliceras på skyltar och banderoller.
Vinylskyltskärare finns i en mängd olika storlekar, men 24 tum (cirka 61 centimeter) är en vanligen föredragen storlek. Ju större skärarna blir, desto dyrare blir de. Medan skylttillverkande företag kan behöva större skärare för att möta sina kunders krav, kommer hemanvändare i allmänhet att uppnå sina mål med mindre maskiner.
Mjukvara för skylttillverkning är generellt sett mest användbar i skylttillverkningsföretag eftersom programvaran är skräddarsydd för den marknaden. Den medföljande utrustningen, som till exempel kuttern, kan säljas för ett rejält pris. Dessutom säljs mjukvaran ofta för hundratals US-dollar, så tillfällig användning i hemmet kanske inte motiverar priset på utrustningen.
Termen programvara för skylttillverkning kan också hänvisa till en helt annan typ av program; ibland marknadsförs desktop publishing-program som programvara för skylttillverkning. Oavsett hur de marknadsförs är dessa mindre specialiserade program i grunden visuella designers. De kan skapa mindre skyltar, flygblad, broschyrer och presentationspapper. Denna typ av programvara kan vara mer användarvänlig för personer med begränsade designkunskaper. Vissa kommer med mallar, färdig att använda grafik och andra funktioner som är tänkta att minska designtiden och frustration.
Att välja programvara kan vara svårt. Många versioner finns tillgängliga. Att läsa recensioner kan förtydliga problem, och vissa producenter erbjuder gratis provperioder för deras skylttillverkningsprogram. I slutet av provperioden, om användaren inte vill förlora åtkomsten till programmet, måste han eller hon köpa en licens för att använda det.