Även känd som skrivbordsdelning, skärmdelning är möjligheten att låta andra inom säker anslutning se det aktuella innehållet på en dators skrivbord. Fjärrskrivbordsåtkomst av denna speciella typ är ofta till hjälp i webbkonferensapplikationer, eftersom det tillåter en moderator eller konferensledare att låta andra deltagare se dokumentet eller presentationen som ledaren för närvarande visar på sitt skrivbord. Skärmdelning gör det möjligt att visa skrivbordet och även genomföra en så kallad guidad webbtur, så att andra kan titta på när konferensmoderatorn surfar på olika webbplatser eller till och med demonstrerar funktionaliteten hos en sökmotor.
Skärmdelning skiljer sig något från andra former av applikationsdelning, genom att deltagarna normalt inte behöver ladda ner eller cachelagra några filer innan webbkonferensen börjar. Vanligtvis är allt som krävs är en internetanslutning och inloggningsuppgifter för att delta i onlinekonferensen. Beroende på vilken konferensplattform som används kan det finnas vissa begränsningar för versionerna av olika webbläsare som är kompatibla. Detta innebär att deltagare kan behöva uppgradera till en nyare version av en viss webbläsare för att delta i skärmdelningsdelen av mötet.
En av fördelarna med skärmdelning är att värden eller moderatorn inte behöver vidarebefordra filer eller instruktioner för att ladda ner presentationer innan mötet. Värdar kan arbeta med innehållet i en presentation ända fram till konferensens starttid, vilket gör det enkelt att hantera eventuella sista minuten-förfinningar som du tänker på. Detta kan vara särskilt viktigt när ämnet för webbkonferensen är någon typ av utvecklingssituation som företaget står inför, eller information som är relevant för mötet inte når värden förrän i sista minuten.
Även om skärmdelning är ett extremt användbart verktyg för webbkonferenser, är det viktigt att komma ihåg att under mötets gång kan deltagarna se allt som visas på värdens skrivbord. Medan vissa verktyg för skärmdelning inkluderar en funktion som gör det möjligt att blockera alla utom en del av skrivbordet från visning, tillåter de flesta designerna deltagarna att se hela skrivbordet precis som värden ser visningsområdet. Detta gör det mycket viktigt för värden eller ledaren att stänga e-postboxar och andra filer som inte är relevanta för mötets ämne. Om du gör det minimerar du chansen att av misstag visa något som inte är lämpligt för mötet och eventuellt genera ledaren eller någon av deltagarna.