Många av oss faller i fällan att tro att vi kan komma ihåg varje steg i ett projekt eller allt vi behöver för en semester. Sanningen att säga, att använda en checklista kan vara det smartaste vi kan göra för oss själva. Det är inte alltid lätt att komma ihåg 30 olika matvaror eller alla steg för att förbereda en utstuderad dessert. Genom att använda en checklista kan vi dock ha en permanent registrering av våra behov, vanligtvis i en lätt att följa ordning. När du använder en checklista finns det flera saker att tänka på.
Ett tips för att använda en checklista effektivt är att skapa en konsekvent skrivstil. Om du till exempel använder en checklista för att följa en process, använd kompletta meningar eller åtminstone kombinationer av substantiv/verb. Varje punkt på checklistan bör överensstämma med alla andra poster:
1. Ta ut resväskan från garderoben.
2. Packa underkläder och strumpor.
3. Hitta rakkit.
4. Vik skjortor och byxor.
5. Stäng resväskan.
Alla dessa föremål matchar varandra i stil. Tänk på hur förvirrande det kan vara om du använder en checklista som denna:
1. Resväska i garderoben
2. Strumpor
3. Hitta kitet (rakning)
4. Skjorta, byxor. Vikt?
5. Resväska nu stängd.
När de enskilda stegen inte är konsekventa och förklarande blir det mycket svårare att använda en checklista. Om du skriver en checklista för någon annan, till exempel en husvakt eller granne, är det extra viktigt att vara tydlig och konsekvent.
Ett annat tips för att använda en checklista är att tillhandahålla ett sätt att kryssa av objekt när de är klara. När du använder en checklista som innehåller många instruktioner eller föremål kan det vara mycket lätt att gå vilse. Ibland kan en lång checklista bara göras i etapper, eller så kan ett visst steg ta timmar att slutföra. Det bör alltid finnas en metod för att markera färdiga föremål eller åtminstone för att notera en stopppunkt. När du använder en checklista bör det vara tydligt för alla vilka steg som har genomförts och vilka som inte har gjort det.
När du använder en checklista för shopping kan det hjälpa att notera vilka artiklar som krävs och vilka som är valfria. Att placera en asterisk bredvid kritiska föremål kan ge en annan användare möjlighet att fatta bättre beslut när han handlar. Om ett budgetproblem uppstår kan en livsmedelschecklista med tydligt markerade prioriteringar vara till stor hjälp. Detsamma gäller när man använder en checklista för ett gör-det-själv-projekt. Obligatoriska och valfria steg kan noteras om tid eller pengar blir en faktor.
Många skapar en inköpslista eller sysslolista efter behov, men inte nödvändigtvis i den mest effektiva ordningen. När du använder en checklista kan det hjälpa att organisera objekten enligt en översiktsplan. För matinköp, ordna checklistan så att den matchar din vanliga väg genom butikens gångar. Börja med den första avdelningen du kommer till och arbeta därifrån. En checklista bör vara logiskt arrangerad för att undvika för mycket backtracking eller utelämnanden. När du använder en checklista för hushållssysslor, överväg hur lång tid varje uppgift kommer att ta att slutföra. Att slå av de minst tidskrävande sysslorna först kan öppna upp mer tid för de längre, eller så undviker du att klippa en gräsmatta under den varmaste delen av dagen eller vattna trädgården för sent på kvällen.
Det lönar sig ofta att läsa alla punkter noggrant när du använder en checklista. Det kan finnas ytterligare verktyg eller ingredienser som behövs för att slutföra en senare uppgift på listan. Lagring av ett delvis avslutat projekt kan också bli ett problem. En checklista är bara så organiserad som personen som skapade den, så försök att vara så noggrann och korrekt som möjligt när du skapar en. Om någon annan skrev checklistan, se till att du helt förstår alla förkortningar, koder eller teknisk jargong han eller hon kan använda.