Brottsbekämpande transkriptioner finns i tre primära typer: de som skapas från telefonloggar; de gjorda av polisminnen och anteckningar; och de som fångar vad som sades vid arresteringar, avsättningar och förhör. Den stora majoriteten av polisen och annan brottsbekämpande personal är inte stationerad vid skrivbord. Deras arbete är ute på fältet, men exakt dokumentation av vad de gör och vad som sägs är ofta avgörande för åtal och hjälper avdelningar att bygga akter om misstänkta, vittnen och offer. Brottsbekämpande transkription sker vanligtvis på ett byråkontor av en utbildad polistranskriptionist. En del av arbetet kan också läggas ut på en oberoende brottsbekämpande person, men inte lika ofta.
Transkriptioner av telefonsamtal är bland de vanligaste. När människor ringer en jourtelefon – 911 i USA och Kanada, 112 i stora delar av Europa och 000 i Australien, för att nämna några – spelas samtalen som följer i allmänhet in. Dessa inspelningar lagras digitalt, men de måste vanligtvis transkriberas till papper för att de ska kunna arkiveras korrekt. Lagarna på de flesta ställen kräver att polisen ska hålla skriftliga utskrifter av alla nödtelefonutbyten.
En brottsbekämpande transkription är också en viktig del av de flesta arresteringar och brottsanklagelser. Poliser brukar registrera arresteringsloggar genom att sända sin hemmabas i radio. Dessa radiokommunikationer fångas upp och skickas sedan till en transcriptionist för bearbetning till brottsbekämpande pappersarbete.
Processen är liknande för vittnesförklaringar och misstänkta förhör. Polisen tar vanligtvis ner personer till stationen för förhör, och innehållet i vad som sades och av vem behöver vanligtvis spelas in för korrekthet. Att ha transkriptionstjänstpersonal i rummet under förhör eller uttalande kan dock vara distraherande. Rättegången är vanligtvis antingen filmad eller inspelad, vilket utgör grundmaterialet för senare brottsbekämpande transkription.
Brottsbekämpande transkription är viktig av ett antal skäl. För det första ger det poliser ett förtätat sätt att se ett ärende i sin helhet. Detta hjälper dem ofta att skriva korrekta polisrapporter och kan också hjälpa dem att på nytt komma ihåg händelser och händelser.
Även utskrifter har betydelse för åtal. Skriftliga utskrifter, inte digitala inspelningar, är det som går in i domstolsprotokollen. Att upprätthålla dokument i skriftlig form är ett enkelt sätt för advokater och andra rättegångsdeltagare att snabbt söka efter vissa nyckelfakta som en sållning av många inspelningar helt enkelt inte skulle tillåta.
De flesta polisärenden är otroligt känsliga, både ur integritets- och allmänsäkerhetssynpunkt. Av detta följer att mycket av informationen som behöver transkriberas är konfidentiell och endast kan hanteras av certifierade eller på annat sätt granskade yrkesmän. Många polisavdelningar anlitar en professionell brottsbekämpande transkriptionist för att arbeta på plats och hantera alla kontorets behov av transkription av brottsbekämpande myndigheter. Vissa brottsbekämpande transkriptionstjänster är outsourcade, men detta är sällsynt och görs vanligtvis bara för filer som antingen kan redigeras eller inte är känsliga.