Ett rapporteringsformulär för whistleblower används för att rapportera olämpliga myndighetsåtgärder av en arbetsgivare eller andra anställda. Det används ofta av anställda för att rapportera brott mot regionala lagar som de bevittnar på arbetsplatsen, och många jurisdiktioner har lagar som Whistleblower Protection Act för att skydda dem. Formuläret används ofta inte för att rapportera överträdelser för vilka det finns andra rättsmedel tillgängliga och utanför räckvidden av meddelarlagar. En anställd kunde till exempel inte använda ett formulär för att rapportera arbetsgivarens diskriminering eller trakasserier. Dessa frågor åtgärdas ofta genom att lämna in klagomål till tillämplig tillsynsmyndighet, som ofta kommer att inleda en utredning och hålla administrativa utfrågningar.
De flesta regioner har en whistleblower-lag för att skydda anställda från att rapportera olämpliga statliga åtgärder. Statliga myndigheter gör ett generiskt rapporteringsformulär för meddelare tillgängligt för anställda för att följa meddelarlagarna. Meddelaren måste tillhandahålla sin kontaktinformation och uppgifterna för den statligt anställde eller chef som anklagas. I formuläret efterfrågas också ofta detaljerad information om åtgärderna, och det finns utrymmen för den som fyller i formuläret att skriva relevant information om situationen. Till exempel är en vanlig fråga som ställs på formulär: ”Var ägde den felaktiga åtgärden rum?”
Whistleblowers måste göra en åtskillnad mellan personalärenden som inte skyddas av whistleblowerlagar och olämpliga statliga åtgärder. Några exempel på olämpliga handlingar är grovt slöseri med offentliga medel, ändring av vetenskapliga rön och brott mot specifika lagar. Anmälningsformuläret för whistleblower används för att rapportera dessa och liknande handlingar. Ett personalärende kan omfatta sexuella trakasserier, rasdiskriminering eller olämpliga verbala tillrättavisningar. Det finns formulär för att rapportera dessa beteenden, men individer kan ofta inte använda rapporteringsformuläret för whistleblower i dessa fall.
Arbetsgivare är förbjudna att hämnas mot anställda som fyller i och skickar in ett anmälningsformulär för whistleblower. Vissa hämndaktioner inkluderar att avskeda eller degradera den anställde, diskriminera henne och hota henne. Arbetsgivare som gör det bryter mot meddelarlagarna och kan bli skadeståndsskyldiga. Formuläret kan också kräva namn på vittnen för att bekräfta anklagelserna, och dessa vittnen är ofta skyddade från repressalier från arbetsgivaren.
En anställd som inte är bekväm med att fylla i ett formulär ensam kan i vissa regioner få hjälp av en advokat att fylla i det för hans räkning. Till exempel kan ett anmälningsformulär för whistleblower kräva stödjande dokument och detaljerad information som kan vara skrämmande för en anställd som bara vill rapportera överträdelser. Den anställde måste intyga påståendena om att hon rapporterar, men advokaten kan skicka in blanketten åt henne.