Processen att lägga till en ansvarsfriskrivning till ett e-postmeddelande är ganska enkel, men frågan om att få ordalydelsen rätt inom den ansvarsfriskrivningen kräver lite övervägande och planering, och det är också viktigt att se till att texten i ansvarsfriskrivningen skiljer sig från brödtexten i e-postmeddelandet. De flesta e-postsystem tillåter användare att lägga till en standardsignatur till alla sina e-postmeddelanden. Vissa människor använder detta som ett sätt att undvika att skriva om sin kontaktinformation varje gång de skickar ut ett elektroniskt meddelande. Det är i det här avsnittet som man kan lägga till en ansvarsfriskrivning som kommer att skickas ut längst ner i alla deras e-postmeddelanden. Alternativt kan man lägga till en ansvarsfriskrivning manuellt till e-postmeddelanden efter behov, antingen skapa texten till ansvarsfriskrivningen i e-postmeddelandet eller klistra in den från en annan källa.
Det finns ett antal sätt att se till att personer som tar emot e-postmeddelanden med ansvarsfriskrivning lätt kan skilja mellan brödtexten i e-postmeddelandet och texten i ansvarsfriskrivningen. Vissa människor använder skiljetecken som en serie bindestreck eller punkter för att skapa ett visuellt avbrott mellan e-postmeddelandet och ansvarsfriskrivningen. Ett annat sätt att få texten i ansvarsfriskrivningen att se annorlunda ut än texten i e-postmeddelandet är att använda olika teckenstorlekar, teckensnittsstilar och teckensnittsfärger. Om texten i ett e-postmeddelande är svart i 12-punkts Times New Roman-teckensnitt, kan texten i ansvarsfriskrivningen vara blå i tiopunkts Courier New-teckensnittet.
Företag som kräver att anställda lägger till en ansvarsfriskrivning till alla e-postmeddelanden tillhandahåller vanligtvis texten till ansvarsfriskrivningen. De som vill lägga till en ansvarsfriskrivning som inte tillhandahålls för dem bör först överväga det skydd de hoppas få av ansvarsfriskrivningen. Sedan kan de arbeta för att skapa en text som är kortfattad, samtidigt som de ger dem det skydd de behöver.
I vissa fall kan det vara nödvändigt att konsultera en advokat för att lägga till en ansvarsfriskrivning som tjänar unika behov. Det finns ett antal vanliga e-postfriskrivningar som kan lånas för grundläggande sekretessskydd. Dessa är lätt tillgängliga online. Om något mer komplicerat behövs, kan det vara nödvändigt att söka juridisk rådgivning. En jurist kommer att kunna hjälpa till att skapa rätt språk för att säkra det skydd som behövs.