Företagsägare och privatpersoner rekommenderas ofta att följa standardkraven för dokumentlagring för affärs-, skatte- och juridiska ändamål. Hur lång tid som krävs beror på vilken typ av dokument det gäller. Vissa krav för att behålla affärsdokument kan vara så korta som ett år eller så länge som på obestämd tid. I USA finns det rekommenderade federala lagringskrav såväl som statliga lagringskrav, och i vissa fall står dessa i konflikt. Det finns också krav på lagring av dokument som är specifika för affärsregister och andra som behandlar skatteuppgifter.
Företagsregister måste ofta förvaras av sekreteraren för ett företag eller ägare av ett litet företag under en tidsperiod som bestäms av regionala och nationella lagar. Anledningen är att kunder och andra kan stämma företaget, och dessa register kan stämmas som en del av upptäcktsprocessen i en civilrättslig process. Det kan också tas i beslag av regeringen på grund av ett brottmål mot företagaren eller företaget. Vissa affärsregister måste förvaras på obestämd tid enligt lagar i vissa jurisdiktioner, såsom bolagsordningar och handlingar för fastigheter som företaget äger. Exempel på poster som ofta kan kasseras efter tre år inkluderar bankavstämningsutdrag, lagerregister och anställningsansökningar.
Det finns också krav på lagring av dokument eftersom de avser skatteregister. Till exempel rekommenderar Internal Revenue Service i USA att anställningsskatteregister förvaras i minst fyra år efter den ursprungliga förfallodagen för skattedeklarationen. Det rekommenderas ofta att fastighetsskatteregister förs på obestämd tid. Andra skatteregister, till exempel ett krav på skatteåterbäring efter att skatter har lämnats in, bör sparas i minst tre år eller om individen är skyldig skatt efter att ha lämnat in skattedeklarationen. Skatteexperter råder ofta skattebetalare att föra register i sju år efter inlämnandet för att säkerställa att de inte kommer att bli föremål för en skatterevision, vilket kan inträffa många år efter att de lämnat in sina skattedeklarationer.
Förberedelse och planering för rättegångar eller skydd i händelse av en rättegång är andra skäl till att enskilda följer standardkraven för dokumentlagring. Det rekommenderas att individer behåller vissa register på obestämd tid för juridiska ändamål, inklusive viktiga register som födelseattest och adoptionspapper. Det rekommenderas ofta att hyresgäster behåller hyreskontrakten tills preskriptionstiden går ut, vilket innebär att hyresvärden eller hyresgästen inte längre kan lämna in en stämningsansökan baserat på hyresförhållandet.