En närvaroanmälan är ett verktyg som kan hjälpa en domare att avgöra vilket straff som ska ges när en individ döms för ett brott. Presentationsrapporten bedömer personlig information om brottslingen, såsom tidigare arresteringar, psykisk hälsa och anställningshistorik. Detta är ett försök att teckna en korrekt bild av individen och livsförhållanden som bör påverka hans straff.
Presentationsrapporten kan också användas för att fastställa omständigheterna för en brottslings fängelse. Detta dokument kan hjälpa till att avgöra var en person ska avtjäna sitt straff. Ibland finns det särskilda program för den som dömts för brott. Presentationsrapporten kan hjälpa till att avgöra om en individ är berättigad till sådana program.
Denna typ av dokument är vanligtvis inte begränsad till aktuell information, och många bakgrundsdetaljer ingår ofta. Dessa kan innefatta information om en persons familj. Det kan till exempel vara aktuellt att en person utsatts för övergrepp av en förälder. Dokumentet kan innehålla information om psykiska och fysiska sjukdomar, även om behandling erhållits.
En närvarorapport innehåller vanligtvis information om det nuvarande tillståndet i en persons liv. Det kan innehålla detaljer om civilstånd eller om individen är en förälder. Det kan innehålla om en person är anställd eller inte går i skolan, samt information om samhällsarbete.
Uppgifter om brottet i förevarande fall bör också ingå. Detta inkluderar anklagelserna och antalet punkter. Om det finns medåtalade får de namnges. Huruvida en person kvarstod i häktet efter gripandet eller inte får antecknas, medan om han frigivits på borgen kan beloppet ingå.
En presentationsrapport innehåller nästan alltid information om tidigare möten med lagen. Detta avser inte bara fällande domar, som med största sannolikhet förekommer i rapporten; en persons fullständiga arresteringsjournal kan också ingå.
En del av informationen som finns i en närvarorapport kommer direkt från brottslingen. I de flesta fall, innan rapporten är klar, görs en intervju med den person som är föremål för rapporten. Han kan dock vägra att samarbeta vid en sådan intervju.
Eftersom detta dokument kan användas för att fatta några mycket viktiga beslut, är dess noggrannhet mycket viktig. Information som hämtas från ämnet för rapporten eller från andra källor måste verifieras. I de fall där verifiering av viss information inte är möjlig bör detta göras.
I de flesta fall finns det ett förfarande som beskrivs för sammanställningen av presentationsrapporten. Detta förfarande kanske inte är detsamma från en jurisdiktion till en annan. I de flesta fall ges dock försvaret tillfälle att invända mot eller bestrida information som finns i ett utkast till rapporten innan sluthandlingen utfärdas. Presentationsrapporten måste göras tillgänglig för ett antal parter, inklusive domstolen, föremålet för rapporten, hans advokat och den motstående ombudet.