Untuk memperoleh paspor diplomatik umumnya memerlukan aplikasi, foto paspor, dan perintah atau pernyataan yang menguraikan perlunya dokumentasi tersebut. Di sebagian besar negara, dokumen-dokumen ini dikeluarkan untuk pegawai pemerintah dan tanggungan resmi mereka yang bepergian atau ditugaskan ke luar negeri untuk urusan resmi negara. Organisasi sponsor atau lembaga pemerintah biasanya meminta dan menerima paspor individu. Ini adalah paspor tanpa biaya, dan hanya dapat digunakan saat bepergian ke luar negeri sebagai bagian dari tugas resmi pemegangnya.
Proses aplikasi untuk paspor diplomatik dapat bervariasi dari satu negara ke negara lain. Kandidat umumnya dipekerjakan oleh pemerintah mereka atau merupakan anggota keluarga dekat atau pembantu resmi dari karyawan tersebut. Paspor diplomatik dikeluarkan untuk pegawai pemerintah yang harus bepergian ke luar negeri untuk melaksanakan tugas resmi mereka. Akibatnya, proses aplikasi akan sering mencakup wawancara dengan sekretaris negara atau lembaga penerbit.
Kandidat sering memulai proses aplikasi dengan melengkapi aplikasi paspor. Foto paspor serta bukti kewarganegaraan dan identifikasi lainnya juga dapat diminta. Pemegang jarang mengajukan dan menerima paspor mereka sebagai individu. Permohonan biasanya diajukan atas nama pemohon oleh instansi pemerintah yang mensponsori, seperti militer. Di Amerika Serikat, permintaan juga dapat dilakukan melalui perwakilan kongres federal pemohon.
Memegang paspor diplomatik tidak memberikan atau memastikan kekebalan diplomatik atau perjalanan bebas visa. Kekebalan diplomatik atau kebebasan dari penuntutan di bawah hukum negara tuan rumah tidak diberikan oleh negara asal pemegangnya melainkan oleh negara tuan rumah. Hak istimewa ini diberikan dengan pengertian bahwa kekebalan akan diberikan kepada diplomat negara tuan rumah secara timbal balik. Konvensi Wina tentang Hubungan Diplomatik memberikan kerangka hukum untuk hubungan diplomatik dan telah diratifikasi oleh 187 negara hingga tahun 2011. Beberapa negara belum meratifikasi perjanjian tersebut, sementara yang lain hanya mengakui beberapa ketentuan.
Individu yang membawa paspor diplomatik serta tanggungan resmi mereka biasanya harus mendapatkan visa diplomatik jika mereka bepergian untuk urusan resmi pemerintah. Mereka yang bepergian sebagai turis, misalnya, tidak memerlukan visa diplomatik. Visa diplomatik biasanya disediakan untuk mereka yang mewakili pemerintah nasional mereka daripada entitas negara bagian, provinsi, atau lokal.
Dalam kebanyakan kasus, visa diplomatik harus diperoleh sebelum melakukan perjalanan dan memerlukan wawancara dengan petugas konsuler. Setiap tanggungan, pembantu, atau karyawan resmi yang akan bepergian dengan perwakilan pemerintah juga sering diwawancarai. Personel militer juga dapat memenuhi syarat untuk mendapatkan visa diplomatik dalam keadaan tertentu, seperti menjalani pelatihan militer.
Ada perusahaan online yang mengklaim dapat mengamankan paspor diplomatik dan janji diplomatik dengan biaya besar. Mereka umumnya menawarkan posisi dan paspor dari negara-negara Afrika dan Oseanik. Beberapa berjanji untuk mengamankan duta besar atau posisi lain seperti menteri, konsul, atau atase.
Layanan ini biasanya curang karena dokumentasi diplomatik dan penunjukan agen paspor tidak memerlukan biaya untuk individu yang memenuhi syarat. Kecuali jika pemegangnya adalah pegawai pemerintah resmi yang memerlukan dokumentasi untuk perjalanan dalam melaksanakan tugasnya, individu tidak perlu dan tidak boleh diberikan paspor atau visa diplomatik. Bepergian dengan kredensial diplomatik yang diperoleh secara curang dapat dikenakan sanksi hukum yang berat.