Ada panduan khusus yang harus diikuti untuk mendapatkan paspor pengganti berdasarkan apa yang terjadi pada paspor lama Anda. Jika dicuri atau hilang, Anda mungkin perlu mengajukan laporan polisi untuk mendapatkan penggantinya. Anak di bawah umur yang berubah menjadi dewasa bisa mendapatkan paspor dewasa dengan cara yang sama seperti mengajukan yang baru. Terakhir, paspor yang kedaluwarsa adalah beberapa pengganti yang paling mudah dibuat dan biasanya tidak mengharuskan Anda mengunjungi kantor secara langsung. Jika Anda terjebak atau membutuhkan bantuan dalam aspek rumit untuk mengganti paspor, ada situs web pemerintah, saluran telepon, dan akun email yang didedikasikan untuk membantu orang mendapatkan paspor.
Pemerintah biasanya menyediakan jalur komunikasi khusus untuk digunakan warga negara jika paspor hilang atau dicuri. Misalnya, biasanya ada nomor telepon untuk dihubungi atau formulir untuk diserahkan, baik secara langsung atau melalui surat, sebagai tanggapan atas situasi seperti ini. Biasanya, menerima pengganti sebagai tanggapan atas pelaporan paspor yang hilang atau dicuri membutuhkan waktu yang sama seperti menerima paspor baru. Namun, jika paspor hilang atau dicuri, menerima paspor sementara dapat menjadi pilihan. Paspor sementara biasanya diberikan kepada warga negara berdasarkan kasus per kasus, tetapi memiliki paspor yang dicuri, misalnya, seringkali membuat warga negara lebih mungkin untuk dapat menerima paspor tersebut dalam waktu singkat.
Setelah menginjak usia 18 tahun, beberapa warga negara yang memiliki paspor anak mungkin perlu mengganti paspor mereka dengan paspor dewasa. Namun, ini tidak terjadi di semua negara; di beberapa negara dimungkinkan untuk terus menggunakan paspor anak setelah usia 18 tahun dan sampai paspor kedaluwarsa. Seringkali, mengajukan paspor pengganti dewasa lebih sederhana dan lebih cepat dibandingkan dengan mengajukan paspor dewasa pertama kali, karena persyaratan tertentu seperti wawancara mungkin tidak diperlukan. Biasanya perlu menyerahkan dokumen baik secara langsung atau melalui surat untuk menerima paspor pengganti dalam situasi seperti ini.
Menerima paspor pengganti untuk ditukar dengan paspor yang kedaluwarsa seringkali merupakan proses sederhana yang dapat diselesaikan melalui pos. Biasanya jenis penggantian paspor yang mudah ini bergantung pada paspor yang tidak rusak yang dikeluarkan ketika seorang warga negara memiliki nama dan detail pribadi yang sama seperti yang dia miliki saat ini. Juga biasanya diperlukan bahwa paspor sebelumnya dikeluarkan kira-kira dalam dekade sebelumnya. Saat mencari paspor pengganti melalui pos, biasanya paspor yang kedaluwarsa sebelumnya harus dikirim dengan aplikasi dalam keadaan tidak rusak.