Faks adalah kata slang singkat untuk “faksimili.” Ini adalah dokumen yang dikirimkan oleh mesin faks melalui saluran telepon. Karena sifat kompresi data dari format faks, lembar sampul faks harus ditulis dengan tekstual, jelas dan ringkas, dan menyertakan informasi penting yang paling mendasar tentang faks. Anda dapat menggunakan program pengolah kata di komputer untuk membuat lembar sampul faks khusus, atau memanfaatkan berbagai templat yang tersedia di Internet.
Sebuah faks dipindai melalui mesin faks Anda dan dikirim ke mesin faks koresponden Anda. Misalnya, Anda mungkin mengirim faks ke perusahaan besar, di mana sejumlah karyawan mungkin berbagi mesin faks yang sama di kantor. Lembar sampul faks sangat penting, oleh karena itu, dalam merinci siapa yang harus menerima faks dan meringkas isi faks. Ini memastikan bahwa faks didistribusikan ke pihak yang tepat di pihak penerima.
Siapa pun dapat menggoreskan catatan tulisan tangan pada selembar kertas dan mengirimkannya sebagai lembar sampul faks. Namun, lembar sampul faks yang tampak profesional menggunakan mesin tik atau pengolah kata komputer untuk mengetik lembar sampul yang rapi dan teratur. Informasi harus singkat dan tepat dengan sedikit atau tanpa gambar atau grafik asing yang menunda waktu transmisi. Bagian atas surat pengantar di bawah “Dari” biasanya menyatakan informasi pengirim, seperti nama, alamat, alamat email, nomor telepon, dan nomor faks. Data ini tampak seperti alamat pengirim pada amplop, ditumpuk dengan nama pengirim pada baris pertama, alamat pada baris kedua dan ketiga, dan seterusnya.
Di bawah informasi “Dari” adalah data yang menampilkan informasi penerima faks, biasanya terdaftar sebagai “Kepada” atau sebagai “Penerima”. Serupa dengan informasi “Dari”, informasi “Penerima” harus mencakup nama lengkap penerima, alamat, alamat email, nomor telepon dan faks serta informasi kontak lain yang relevan. Penting untuk menyertakan nama lengkap penerima dan, jika mungkin, informasi pengenal lainnya, seperti departemen kantor atau ekstensi. Ini menghindari kebingungan di pihak penerima jika perusahaan memiliki, misalnya, tiga karyawan John Brown yang bekerja di kantor yang sama. Menyertakan departemen kantor dan informasi pengenal lainnya membantu kantor menentukan penerima dengan lebih akurat dan membantu memastikan bahwa faks Anda diterima oleh orang yang tepat tanpa penundaan.
Terakhir, surat pengantar faks harus berisi ringkasan yang sangat singkat tentang detail relevan yang disertakan dalam badan faks. Jika faks berisi informasi tentang pesanan elektronik suku cadang servis untuk mesin pemotong rumput, surat pengantar faks harus secara singkat menyatakan tujuan faks dan informasi umum. Sebagian besar lembar sampul faks dan templat memberikan ruang untuk informasi ini, di bawah “Rincian” atau “Pesan.” Informasi pada bagian ini biasanya terbatas pada satu atau dua kalimat dan harus sesingkat mungkin.
Setelah lembar sampul faks diketik, cetak lembar tersebut pada printer komputer. Lembar faks kemudian dikorelasikan dengan lembar sampul faks di atas. Ketika tiba waktunya untuk mengirim faks, kirim surat pengantar faks terlebih dahulu dan lembar faks rinci secara berurutan mengikuti lembar sampul.