Sementara kedua istilah tersebut terkadang digunakan secara bergantian, konferensi web dan video sebenarnya adalah dua produk komunikasi yang berbeda. Sementara kedua produk dapat menggunakan video dalam beberapa cara, masing-masing memiliki aplikasi tertentu yang membuatnya cocok untuk situasi tertentu. Teknologi yang digunakan untuk konferensi web dan video juga sedikit berbeda, sesuatu yang harus dipertimbangkan ketika memilih untuk mengadakan rapat yang mungkin melibatkan penggunaan salah satu produk.
Konferensi video adalah alat yang dirancang untuk memberikan apa yang tersirat dari namanya. Biasanya, jenis konferensi ini akan memberikan kemampuan bagi peserta yang berkumpul di dua atau lebih lokasi untuk melihat dan mendengar satu sama lain selama pertemuan berlangsung. Jenis pengumpulan waktu nyata ini biasanya difasilitasi dengan penggunaan jembatan konferensi video yang mampu mendukung sinyal audio dan streaming video langsung. Bergantung pada tingkat kecanggihan peralatan video yang terlibat, moderator rapat dan peserta mungkin dapat membagi layar tampilan untuk melihat semua pihak secara bersamaan.
Salah satu perbedaan utama antara konferensi web dan video adalah peralatan yang dibutuhkan untuk melakukan rapat. Sementara beberapa perusahaan memelihara peralatan konferensi video mereka sendiri, ini bisa menjadi pendekatan yang agak mahal. Banyak bisnis akan menggunakan ruang konferensi yang tersedia secara lokal, biasanya melakukan apa yang dikenal sebagai sertifikasi situs di beberapa titik sebelum pertemuan langsung. Ini hanyalah sebuah tes di mana penyedia konferensi video terhubung dengan masing-masing ruang konferensi untuk memastikan bahwa peralatan tersebut kompatibel dengan jembatan konferensi yang digunakan untuk mengatur pertemuan, baik dari segi kualitas transmisi visual dan kejelasan audio. Ini bisa menjadi penting dalam sejumlah skenario, seperti mengambil deposisi formal atau melakukan pertemuan di mana kemampuan untuk melihat wajah sama pentingnya dengan kata-kata yang diucapkan.
Konferensi web adalah alat online yang memungkinkan untuk berbagi data serta transmisi audio sebagai bagian dari rapat. Data itu mungkin dalam bentuk semacam video, tetapi mungkin juga termasuk berbagi dokumen, spreadsheet, dan presentasi. Selain itu, konferensi web sering kali menyertakan alat yang lebih luas yang dapat digunakan moderator untuk mengontrol rapat. Tidak seperti konferensi video, biasanya tidak diperlukan peralatan khusus; konferensi web dapat dihadiri dengan menggunakan hampir semua komputer dengan koneksi internet dan sumber daya yang cukup untuk mendukung transfer data. Konferensi web dapat mencakup streaming audio di seluruh Web atau menggunakan koneksi independen melalui saluran telepon.
Kedua web dan konferensi video adalah alat bisnis yang layak yang ideal untuk aplikasi tertentu. Ketika bagian visual ditayangkan, seperti dalam membantu teknisi untuk membantu pelanggan dalam memperbaiki bagian dari mesin dari lokasi yang jauh, konferensi video langsung sangat penting. Pada saat yang sama, konferensi web akan berfungsi dengan baik saat menampilkan presentasi atau memungkinkan beberapa orang di lokasi yang jauh untuk berkolaborasi pada dokumen pada saat yang bersamaan. Biasanya, ada juga perbedaan biaya antara konferensi web dan video, dengan opsi konferensi web menjadi opsi yang lebih terjangkau. Ini berubah dengan cepat karena biaya konferensi video dan peralatan yang dibutuhkan terus berkurang karena teknologi yang lebih baru memungkinkan opsi ini bahkan untuk perusahaan yang lebih kecil.