Berbagai jenis perangkat lunak mesin penjawab sebagian besar ditentukan oleh fitur yang mereka tawarkan. Ini termasuk panjang pesan yang dapat direkam oleh perangkat lunak dan kualitas audio yang terkadang jauh lebih baik daripada yang dimungkinkan dengan mesin penjawab standar. Beberapa perangkat lunak juga dapat mengurutkan pesan yang masuk ke dalam berbagai folder untuk diprioritaskan. Masih perangkat lunak lain memiliki fitur faks disertakan.
Premis dasar menggunakan perangkat lunak daripada mesin fisik untuk menjawab panggilan telepon dan merekam pesan menawarkan banyak keuntungan. Perangkat lunak mesin penjawab dapat memanipulasi data yang masuk dengan cara yang tidak dapat dilakukan oleh mesin khusus. Antarmuka menggunakan perangkat lunak yang sebenarnya alih-alih mesin dengan hanya beberapa tombol juga memberikan manfaat untuk dapat berinteraksi dengan cara yang lebih kompleks. Dengan perkembangan panggilan voice over Internet protocol (VoIP), mesin penjawab berbasis perangkat lunak menjadi pilihan yang lebih menarik.
Salah satu fitur paling efektif dari semua perangkat lunak mesin penjawab adalah kemampuan untuk merekam data audio sebanyak yang dapat ditampung oleh perangkat penyimpanan. Kualitas audio bahkan mungkin lebih baik, karena data digital tidak menurun seiring waktu seperti kaset. Memiliki rekaman pesan digital juga berarti pemutaran dapat dikontrol, memungkinkan pendengar untuk melewati pesan atau mengarsipkannya untuk didengarkan nanti.
Fitur lain dari jenis perangkat lunak mesin penjawab tertentu adalah kemampuan untuk mengurutkan pesan masuk ke dalam folder khusus. Ini memungkinkan pesan dari penelepon yang tidak dikenal untuk ditempatkan di satu folder, sementara panggilan dari teman yang dikenal dapat ditempatkan di folder lain, memungkinkan pengguna untuk memprioritaskan apa yang perlu didengarkan terlebih dahulu. Beberapa perangkat lunak bahkan memungkinkan menerima dan menyortir pesan teks dan gambar.
Tergantung pada jenis koneksi Internet, beberapa jenis perangkat lunak mesin penjawab dapat dikonfigurasi untuk mengirim peringatan ke perangkat lain atau akun email. Perangkat lunak ini dapat mengambil pesan dan kemudian mengirim peringatan email ke alamat email kantor dengan rincian siapa yang menelepon dan berapa lama pesan tersebut. Bahkan mungkin termasuk kemampuan untuk mengirim pesan teks melalui antarmuka berbasis web.
Ada jenis tertentu dari perangkat lunak mesin penjawab yang berusaha menjadi lebih dari sekadar perangkat lunak perekaman. Ini dapat mencakup program yang juga memiliki pengenalan suara, yang memungkinkan kontrol dinavigasi secara eksklusif melalui perintah suara. Beberapa program juga mengintegrasikan fitur panggilan telepon sehingga, setelah pesan didengarkan, nomor telepon dapat dipanggil kembali berdasarkan permintaan untuk memulai panggilan.
Ada juga jenis perangkat lunak mesin penjawab yang mengintegrasikan opsi lain, seperti dapat menerima transmisi faks. Jenis perangkat lunak yang sama mungkin juga mencakup kemampuan untuk mengirim faks. Dengan mengintegrasikan kemampuan mesin penjawab, akses ke saluran telepon langsung dan kekuatan perangkat lunak komputer yang dapat disesuaikan sepenuhnya, ada kombinasi fitur tak terbatas yang dapat digunakan oleh perangkat lunak mesin penjawab.