Metainformasi hanyalah segmen kecil informasi tentang informasi. Fungsi utama dari metainformasi adalah untuk memberikan beberapa detail luas tentang fokus dan isi dari kumpulan informasi yang lebih komprehensif. Dalam konteks bidang manajemen pengetahuan yang muncul, batasan untuk mengkualifikasi segmen tertentu sebagai metainformasi telah menjadi cukup jelas.
Pada dasarnya, metainformasi atau metadata sering berfungsi sebagai pendahulu atau sebagai sinopsis dari data dan informasi yang terkandung dalam kumpulan detail yang lebih besar. Misalnya, isi makalah akan dipahami sebagai berisi data dan informasi. Namun, judul, deskripsi, atau sinopsis dari materi pokok makalah, atau jenis ikhtisar apa pun akan dianggap sebagai metainformasi.
Dalam arti tertentu, metainformasi berfungsi sebagai penggoda untuk apa yang akan datang. Unsur-unsur umum yang diklasifikasikan sebagai metainformasi memberikan gambaran sekilas tentang tubuh informasi yang lebih besar, tanpa mengungkapkan banyak fakta. Dengan demikian, penggunaan metainformasi biasanya merupakan alat untuk menarik pembaca untuk bergerak maju dan mulai membaca karya yang lebih besar.
Konstruksi metainformasi sering bergantung pada semua elemen yang diidentifikasi dalam disiplin manajemen pengetahuan. Metainformasi akan menggunakan data, yang merupakan komponen faktual. Informasi, yang pada dasarnya adalah kesimpulan yang diambil dari data yang disajikan, mungkin juga sebagian menginformasikan struktur metainformasi. Akhirnya, komponen pengetahuan juga sering disertakan. Pengetahuan dalam konteks ini dipahami sebagai komponen yang melibatkan penggunaan data dan informasi untuk memproyeksikan suatu hasil.
Sementara identifikasi aktual judul, baris subjek, dan penggunaan sinopsis sebagai metainformasi adalah fenomena yang relatif baru, konsepnya telah ada selama berabad-abad. Banyak penulis memilih untuk membuat judul agak deskriptif, terutama dalam karya ilmiah penelitian. Penggunaan sinopsis satu atau dua kalimat sederhana adalah umum di banyak dokumen ilmiah dan terkait bisnis. Tentu saja, gagasan untuk menarik kesimpulan dan menggunakan data yang disertakan untuk memproyeksikan peristiwa masa depan juga merupakan elemen umum dari karya tulis sepanjang zaman. Memahami konstruksi sastra ini dalam hal metainformasi hanya membuatnya lebih mudah untuk mengidentifikasi elemen-elemen umum ini dalam istilah yang mudah dipahami di dunia saat ini.