Penomoran bates adalah praktik di mana dokumen dicap dengan mengidentifikasi string karakter secara berurutan untuk membantu melacaknya. Hanya angka yang dapat digunakan, atau sistem penomoran Bates alfanumerik dapat diterapkan. Tidak ada metode yang ditetapkan untuk menggunakan praktik ini dan orang dapat mengembangkan kode dan string mereka sendiri untuk penggunaan internal. Koleksi dokumen dengan penomoran Bates lebih mudah dikelola, karena orang dapat dengan mudah mengidentifikasi dokumen yang tidak berurutan dan masalah lainnya.
Istilah ini berasal dari perangkat yang dipatenkan, mesin penomoran otomatis Bates, yang pernah digunakan secara luas untuk prosedur eponim. Mesin ini adalah stempel dengan satu set rol yang secara otomatis akan maju setelah setiap tayangan, memungkinkan orang untuk mencap dokumen selama pemrosesan dengan kode numerik berurutan. Orang-orang terus menggunakan perangko untuk penomoran Bates tangan, dan banyak program komputer juga menawarkan fungsi ini, membuat catatan permanen di dekat bagian atas atau bawah setiap dokumen, apakah itu dihasilkan dalam program atau dipindai dari sumber lain.
Dokter dan profesional hukum kemungkinan besar akan menggunakan teknik ini. Mereka sering memiliki banyak koleksi kertas yang berkaitan dengan satu kasus dan membutuhkan cara untuk melacaknya. Jika dokumen hilang atau disembunyikan, hal itu dapat membahayakan kasus medis atau hukum. Dengan penomoran Bates, mudah untuk mengetahui jika ada masalah dengan koleksi dokumen. Selanjutnya, angka dapat digunakan untuk membuat indeks untuk memudahkan pencarian dokumen, karena daftar dapat dibuat dengan referensi numerik.
Beberapa kantor memiliki kode internal yang mereka gunakan sebagai dasar penomoran Bates mereka untuk memudahkan pelacakan kasus. Mereka mungkin menggunakan sistem tanda hubung, di mana setiap dokumen dimulai dengan serangkaian angka dan huruf untuk mengidentifikasi kasus, diikuti dengan nomor Bates individu. Sebuah firma hukum mungkin menggunakan kode seperti 201112 untuk menunjukkan bahwa sebuah kasus adalah kasus ke-12 yang diterima oleh firma pada tahun 2011, diikuti dengan nomor Bates untuk mengidentifikasi dokumen tertentu, seperti pada 201112-1234, yang akan diikuti secara berurutan pada 201112- 1235. Kedua angka tersebut juga dapat dicantumkan dalam indeks dengan informasi tentang isi dokumen individual.
Orang selain dokter dan pengacara dapat menggunakan penomoran Bates dan mungkin merasa terbantu untuk mengatur koleksi dokumen dan file. Diperlukan sistem pengkodean yang konsisten, dan orang-orang dapat menggunakan apa saja mulai dari pembuat label hingga prangko hingga dokumen bernomor.