Formulir pelaporan pelapor digunakan untuk melaporkan tindakan pemerintah yang tidak patut oleh pemberi kerja atau karyawan lain. Ini biasanya digunakan oleh karyawan untuk melaporkan pelanggaran undang-undang regional yang mereka saksikan di tempat kerja, dan banyak yurisdiksi memiliki undang-undang seperti Undang-Undang Perlindungan Pelapor untuk melindungi mereka. Formulir tersebut seringkali tidak digunakan untuk melaporkan pelanggaran yang mana ada upaya pemulihan lain yang tersedia dan di luar cakupan undang-undang pelapor. Misalnya, seorang karyawan tidak dapat menggunakan formulir untuk melaporkan diskriminasi atau pelecehan majikan. Masalah-masalah tersebut sering diatasi dengan mengajukan keluhan kepada badan pengatur yang berlaku, yang sering kali akan memulai penyelidikan dan mengadakan dengar pendapat administratif.
Sebagian besar daerah memiliki tindakan whistleblower untuk melindungi karyawan dari melaporkan tindakan pemerintah yang tidak patut. Instansi pemerintah menyediakan formulir pelaporan pelapor umum bagi karyawan untuk mematuhi undang-undang pelapor. Pelapor harus memberikan informasi kontaknya dan informasi kontak pegawai atau manajer pemerintah yang dituduh. Formulir juga sering meminta informasi rinci tentang tindakan, dan ada ruang bagi orang yang mengisi formulir untuk menulis informasi terkait tentang situasi tersebut. Misalnya, pertanyaan umum yang diajukan pada formulir adalah, “Di mana tindakan yang tidak pantas itu terjadi?”
Pelapor harus membedakan antara masalah kepegawaian yang tidak dilindungi undang-undang pelapor dan tindakan pemerintah yang tidak patut. Beberapa contoh tindakan yang tidak patut adalah pemborosan dana publik yang besar, pengubahan temuan ilmiah, dan pelanggaran undang-undang tertentu. Formulir pelaporan whistleblower digunakan untuk melaporkan tindakan tersebut dan tindakan serupa. Masalah personel dapat mencakup pelecehan seksual, diskriminasi rasial, atau teguran lisan yang tidak pantas. Ada formulir untuk melaporkan perilaku tersebut, tetapi individu seringkali tidak dapat menggunakan formulir pelaporan pelapor dalam kasus tersebut.
Pengusaha dilarang melakukan tindakan balas dendam terhadap pegawai yang mengisi dan menyerahkan formulir pelaporan pelapor. Beberapa tindakan pembalasan termasuk memecat atau menurunkan pangkat karyawan, mendiskriminasikannya, dan mengancamnya. Majikan yang melakukannya melanggar undang-undang whistleblower dan dapat bertanggung jawab atas kerugian. Formulir tersebut mungkin juga memerlukan nama-nama saksi untuk mengkonfirmasi tuduhan, dan saksi-saksi tersebut seringkali dilindungi dari pembalasan dendam dari majikan.
Seorang karyawan yang tidak nyaman mengisi formulir sendirian di beberapa daerah dapat meminta bantuan pengacara untuk mengisinya atas namanya. Misalnya, formulir pelaporan whistleblower mungkin memerlukan dokumen pendukung dan informasi rinci yang mungkin mengintimidasi karyawan yang hanya ingin melaporkan pelanggaran. Karyawan harus membuktikan tuduhan yang dia laporkan, tetapi pengacara dapat mengirimkan formulir untuknya.