Risalah adalah catatan yang dibuat sebagai cara untuk menyimpan catatan pertemuan bisnis atau kelompok. Mereka biasanya direkam oleh satu orang yang dinominasikan, meskipun ini dapat berubah dari rapat ke rapat. Risalah rapat harus memuat informasi tentang di mana dan kapan rapat diadakan, siapa saja yang hadir, apa yang dibicarakan dalam rapat, serta kesepakatan dan keputusan apa saja yang dibuat.
Terlepas dari konten bisnis, format risalah biasanya tidak berubah dari rapat ke rapat. Risalah harus dimulai dengan tempat rapat diadakan dan tanggal rapat. Waktu pertemuan juga harus dicatat, bersama dengan nama bisnis atau asosiasi. Orang-orang yang hadir dalam rapat harus dicatat, begitu juga mereka yang tidak hadir. Notulen rapat biasanya dibagikan kepada delegasi yang tidak hadir dan yang hadir.
Poin selanjutnya adalah persetujuan risalah rapat terakhir. Juga harus ada bagian khusus untuk hal-hal yang muncul tentang risalah rapat terakhir. Biasanya, anggota yang tidak hadir pada pertemuan terakhir akan memiliki beberapa poin untuk diangkat.
Selanjutnya pada menit akan menjadi item dalam agenda. Ini akan mempertimbangkan poin-poin utama yang akan dibahas pada pertemuan itu. Keputusan dan kesepakatan yang dibuat juga akan dicatat pada saat ini.
Orang yang membuat notulen tidak boleh mencoba mencatat setiap poin atau diskusi yang dibuat dalam rapat. Catatan ini bukan salinan persis dari setiap kata yang diucapkan, dan hanya keputusan dan kesepakatan penting yang perlu dicatat. Berita acara juga harus mencantumkan nama setiap orang yang membuat mosi atau poin bisnis.
Risalah rapat harus mencakup peserta mana yang mendukung atau menentang keputusan dan kesepakatan tertentu. Jika pemungutan suara dilakukan untuk suatu masalah tertentu, berita acara harus mencatat siapa yang memilih atau menentangnya, serta nama-nama yang abstain dan cara pemungutan suara itu dilakukan.
Salah satu poin terakhir harus menjadi gerakan bisnis lainnya. Ini memberi orang kesempatan untuk menyampaikan pandangan mereka atau memberikan poin kepada delegasi lain. Di akhir, tanggal, lokasi, dan waktu pertemuan berikutnya serta nama orang yang membuat notulen harus dicatat.
Notulen rapat harus diketik sesegera mungkin setelah rapat agar poin-poin tetap segar di benak orang yang membuat catatan. Salinan notulen harus dibagikan kepada semua anggota kelompok — baik yang hadir maupun yang tidak hadir — sebelum pertemuan berikutnya. Ini akan memberikan waktu yang cukup bagi para anggota untuk bersiap.