Sebuah printer web-enabled adalah jenis printer yang terhubung langsung ke Internet. Koneksi langsung ini mengabaikan kebutuhan akan koneksi komputer fisik. Printer ini berbeda dari printer jaringan standar dalam cara menangani aktivitas berbasis Internet. Awalnya, printer berkemampuan web hanya terhubung langsung ke Internet, memungkinkan pencetakan lebih mudah dari sumber web dan seluler. Jenis yang lebih baru termasuk layar sentuh dan aplikasi yang dapat diunduh yang memungkinkan pengguna terhubung ke situs umum dan mencetak berita dan artikel langsung melalui printer.
Pada hari-hari awal, printer standar akan terhubung ke komputer dan hanya mengizinkan pencetakan dari mesin itu. Mentalitas mesin tunggal dan pencetak tunggal ini mulai kehilangan pijakan di dunia bisnis dengan munculnya pencetak jaringan. Printer ini awalnya akan terhubung ke server cetak, mesin khusus yang menangani pencetakan untuk bagian tertentu dari kantor. Kemudian, server cetak dibangun ke dalam printer, memungkinkan siapa saja di jaringan untuk berbicara dengan printer itu.
Ide yang sama ini mempengaruhi printer rumahan juga. Sementara sebagian besar jaringan rumah tidak memiliki printer jaringan khusus, berbagi printer menjadi praktik yang sangat umum. Sebuah printer akan terhubung ke komputer dan, selama komputer itu dihidupkan, siapa pun di jaringan dapat mencetak melaluinya. Kemudian, sistem server cetak menjadi cukup sederhana sehingga banyak router rumahan yang menginstalnya, memungkinkan printer untuk terhubung ke router daripada komputer. Dengan kemajuan ini, setiap pengguna di jaringan selalu dapat mencetak seolah-olah dia berada di kantor.
Printer yang mendukung web adalah langkah selanjutnya dalam melepaskan printer dari sistem komputer. Printer ini terhubung ke Internet, seolah-olah mereka adalah komputer lain. Mesin ini memiliki server cetak built-in, memungkinkan setiap pengguna yang terhubung untuk mencetak. Perbedaan nyata antara printer jaringan standar dan printer web-enabled adalah bagaimana mereka berinteraksi dengan perangkat yang tidak ada di jaringan.
Meskipun dimungkinkan untuk mencetak dari jarak jauh dengan printer jaringan, prosesnya sulit bagi banyak pengguna. Jika sistem rumah atau kantor diatur untuk mengizinkannya, pengguna dapat mengakses printer mereka dari jarak jauh, umumnya melalui browser Internet atau aplikasi pihak ketiga. Dengan printer web-enabled, memungkinkan akses luar yang mudah adalah salah satu landasan desain mereka.
Sebuah printer web-enabled memungkinkan dua metode dasar akses jarak jauh. Yang pertama mirip dengan printer jaringan yang diatur dengan benar. Perbedaan utama adalah kemudahan; akses akan dibangun ke dalam server cetak internal, memungkinkan konektivitas dengan keterlibatan pengguna yang jauh lebih sedikit. Yang lainnya adalah melalui lampiran email; pengguna dapat melampirkan file ke email dan mengirimkannya ke printer. Printer kemudian akan membuka surat dan mencetak dokumen secara otomatis. Ini memungkinkan perangkat berkemampuan web, seperti ponsel dan tablet, untuk mencetak seperti komputer standar.