Ada lima keuntungan utama DBMS atau sistem manajemen basis data: struktur data, kontrol otorisasi, kecepatan pemrosesan, pengembangan modular, dan fungsionalitas cadangan independen. DBMS adalah perangkat lunak komputer yang mengelola organisasi dan akses ke data dalam database.
DBMS memungkinkan sejumlah besar data disimpan dengan cara yang seefisien mungkin. Data disimpan dalam daftar informasi independen. Kumpulan data tambahan dapat ditambahkan kapan saja. Hubungan antara kumpulan data didefinisikan dalam DBMS, dan dapat diubah tanpa mempengaruhi data.
Misalnya, database sederhana memiliki tiga tabel: nama mobil, ukuran mesin, dan kapasitas tempat duduk. Laporan atau kueri dapat dibuat untuk mengakses tabel ini dan menautkannya bersama-sama dengan cara yang logis. Enam bulan kemudian, tabel lain dapat ditambahkan yang mencantumkan peringkat keamanan. Tabel ini dapat diperbarui secara independen, tanpa memengaruhi laporan apa pun yang sudah dibuat. Sistem manajemen basis data dapat diprogram untuk menjalankan kueri atau laporan yang berbeda untuk mengambil data tertentu.
Sangat umum untuk memiliki tingkat akses yang berbeda yang dibangun ke dalam sistem database, dan DBMS membuatnya sangat mudah untuk dikelola. Akses dapat ditentukan pada tingkat tabel data. Jika pengguna tidak memiliki akses ke tabel tertentu, mereka tidak dapat menjalankan kueri apa pun yang menggunakan data dari tabel tersebut. Kontrol pada tingkat ini mudah dipelihara, dan lebih disukai daripada mengatur akses pada tingkat pelaporan individual.
Kecepatan pemrosesan dan responsivitas sistem komputer jauh lebih baik dengan DBMS daripada dengan program komputer linier. Fungsi umum, seperti menghitung, menjumlahkan, dan menghitung diprogram pada tingkat DBMS. Dalam DBMS, program untuk memperbarui, melaporkan, dan menyimpan informasi diatur pada tingkat sistem.
Setiap bagian dari sistem dapat menggunakan kembali kode dari bagian atau modul lain. Misalnya, data persediaan dapat disimpan dan dipelihara dalam modul yang benar-benar terpisah dari data penjualan. Namun, kueri dapat ditulis untuk menggabungkan informasi dari dua modul ini tanpa perlu mengubah struktur database. Ini mengasumsikan bahwa kedua modul berada dalam sistem manajemen basis data yang sama.
DBMS menyediakan arsitektur terpisah untuk data dan logika pemrograman. Pemisahan ini memungkinkan manajer basis data untuk mencadangkan hanya data ke satu hard drive dan pemrograman ke hard drive lain. Jika perangkat keras gagal untuk salah satu sistem, adalah mungkin untuk mengarahkan server program untuk menggunakan data dari cadangan, dan sebaliknya.