Ada dua jenis utama perangkat lunak pengadaan: pengadaan elektronik atau manajemen logistik. Perangkat lunak pengadaan biasanya merupakan bagian dari solusi perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) atau paket akuntansi. Sebagian besar pemasok perangkat lunak menawarkan solusi terintegrasi yang menggabungkan aktivitas pembelian ke dalam sistem akuntansi. Manfaat dari jenis perangkat lunak ini adalah kemampuan untuk secara akurat melaporkan semua komitmen keuangan kapan saja.
Pengadaan atau pembelian adalah semua kegiatan yang berhubungan dengan perolehan barang dan jasa untuk digunakan oleh bisnis. Sebuah sistem pengadaan standar memungkinkan pengguna untuk membuat permintaan pembelian, penerimaan barang, pesanan pembelian, dan faktur. Pengembalian barang, memo kredit, dan konfirmasi pengiriman adalah opsi yang sering disertakan dalam perangkat lunak jenis ini. Perangkat lunak pengadaan terbaik mencakup fungsionalitas pelaporan yang signifikan, alur kerja persetujuan otomatis, dan pelacakan komitmen.
Pengadaan elektronik, atau e-procurement, adalah perangkat lunak pengadaan yang digunakan untuk membeli barang dari pemasok lain melalui situs web mereka. Biasanya, pengguna masuk ke solusi pengadaan elektronik internal yang terhubung ke perangkat lunak akuntansi. Pengguna dapat memilih dari daftar pemasok yang disetujui dan menelusuri katalog produk mereka. Saat memilih produk, item dicatat dalam perangkat lunak pengadaan elektronik.
Pengguna diharuskan untuk menetapkan akun internal ke item di keranjang belanja. Proses persetujuan internal kemudian dipicu, biasanya dengan email otomatis atau alat terkait. Setelah disetujui, pesanan pembelian elektronik dikirim ke pemasok. Saat barang diterima, pengguna login kembali ke sistem pengadaan elektronik untuk memproses penerimaan barang.
Proses faktur elektronik memungkinkan perusahaan yang disetujui untuk mengirimkan faktur mereka langsung ke pelanggan secara elektronik. Sebagian besar sistem memiliki proses otomatis untuk memastikan bahwa hanya pesanan yang telah diterima yang dikirim untuk pembayaran. Perusahaan lain mengharuskan setiap faktur untuk ditinjau dan disetujui secara manual sebelum diproses untuk pembayaran.
Perangkat lunak pengadaan elektronik telah mengalami pertumbuhan yang sangat besar dalam lima tahun terakhir dan diperkirakan akan terus berkembang. Ada penghematan signifikan yang tersedia bagi lembaga yang menerapkan pengadaan elektronik. Penghematan tersebut merupakan penghematan dolar karena pengurangan waktu untuk memproses faktur, dan penghematan dolar lunak karena pengurangan waktu staf yang diperlukan untuk memproses pesanan. Perangkat lunak pengadaan standar adalah mekanisme kontrol yang umum digunakan untuk melacak aktivitas pengeluaran dan memantau harga yang dibebankan pemasok, serta untuk memastikan kebijakan dipatuhi.